En una gestoria, el problema no sol ser rebre factures. El veritable repte és rebre-les bé, saber de quin client són, tenir-les ordenades, extreure les dades importants i preparar-les per a comptabilitzar-les sense perdre hores en tasques repetitives.
Cada client treballa d'una manera distinta. Un envia factures per email, un altre utilitza una carpeta compartida, un altre mana un ZIP a final de mes i un altre lliura tiquets quan s'acorda. El resultat sol ser el mateix: documents barrejats, arxius duplicats, factures difícils de localitzar i molt temps dedicat a revisar, classificar i picar dades manualment.
ScanZen ajuda a les gestories i assessories a digitalitzar factures, organitzar la documentació de cada client en espais independents i transformar documents en dades llestes per a treballar.
El problema habitual en una gestoria: molts documents i poc ordre
Les gestories gestionen documentació de moltes empreses alhora. Factures de compra, tiquets, despeses, documents escanejats, arxius PDF, imatges i justificants arriben per diferents canals i en diferents formats.
El problema no és només el volum. És la falta d'estructura.
Quan la documentació arriba barrejada, l'equip administratiu ha de dedicar temps a identificar de quin client és cada factura, classificar-la, comprovar si està duplicada, extreure les dades fiscals i preparar-la per al programa comptable o ERP corresponent.
Això afecta directament a la productivitat. Com més creix la cartera de clients, més difícil resulta mantenir el mateix nivell de control sense augmentar la càrrega administrativa.
Situacions habituals en gestories
| Situació habitual | Problema que genera | Impacte en la gestoria |
|---|
| Clients que envien factures per email | Adjunts dispersos i difícils de controlar | Més temps revisant safates d'entrada |
| Clients que pugen documents a carpetes compartides | Falta de criteri comú d'organització | Risc de duplicats i documents oblidats |
| Clients que lliuren tot a final de mes | Pics de treball abans de tancaments | Saturació de l'equip administratiu |
| Factures de diferents formats | Lectura manual de dades fiscals | Més errors i més revisió |
| Documents barrejats de diversos clients | Falta de traçabilitat | Pèrdua de temps classificant |
Per això, una solució de digitalització de factures per a gestories no hauria de limitar-se a llegir documents. També ha d'ajudar a organitzar el treball per client.
Cada client amb el seu propi espai documental
Una dels avantatges clau de ScanZen per a gestories és el seu enfocament multiempresa. Cada client pot tenir el seu propi espai independent dins de l'eina.
Això permet que la documentació de cada empresa estigui separada des del principi. En lloc de tenir totes les factures en una mateixa safata d'entrada o en una carpeta comuna, la gestoria pot treballar per client, mantenint documents, proveïdors, configuracions i exportacions de manera independent.
Per a una assessoria que gestiona desenes d'empreses, aquesta separació no és un detall menor. És una manera de treballar amb més ordre, menys errors i més traçabilitat.
Abans i després de treballar amb espais per client
| Abans | Amb ScanZen |
| Factures barrejades en carpetes o emails | Cada client té el seu propi espai documental |
| Classificació manual de documents | Documentació organitzada des de l'entrada |
| Dificultat per a saber què falta | Millor seguiment de documents pendents |
| Risc de barrejar empreses | Separació clara per client |
| Més dependència de l'equip administratiu | El client pot aportar documentació de forma ordenada |
Què pot fer el client des del seu espai?
L'objectiu és que el client pugui pujar la seva documentació de manera senzilla, sense dependre constantment de l'equip de la gestoria.
Cada client pot aportar factures, tiquets o documents des del seu propi entorn o mitjançant els canals configurats. Per exemple, pot pujar arxius manualment, deixar documents en una carpeta connectada de Google Drive, Dropbox o OneDrive, o reexpedir factures per email perquè ScanZen les processi.
D'aquesta manera, la gestoria no ha de perseguir documents, descarregar adjunts un a un o classificar arxius manualment. El client puja la documentació i ScanZen ajuda a convertir-la en informació útil.
Digitalitzar factures no és només escanejar documents
Moltes eines permeten escanejar documents o convertir una imatge en text. Però una gestoria necessita alguna cosa més que un OCR genèric.
ScanZen utilitza OCR i intel·ligència artificial per a interpretar l'estructura d'una factura. Això significa que no sols llegeix text, sinó que identifica camps rellevants per al treball comptable i fiscal.
Dades que pot extreure ScanZen d'una factura
| Tipus de dada | Exemples |
| Dades del proveïdor | Nom, CIF/NIF, direcció, dades fiscals |
| Dades de la factura | Número de factura, data, venciment, referència |
| Imports | Base imposable, IVA, retencions, total factura |
| Impostos | Tipus d'IVA, recàrrec d'equivalència, IRPF si aplica |
| Línies de producte o servei | Descripció, unitats, preu, descomptes i imports |
| Informació útil per a exportar | Campos preparats per a ERP, Excel, CSV o altres formats |
Això resulta especialment útil per a gestories perquè redueix el treball manual d'introducció de dades i ajuda a minimitzar errors en la informació fiscal.
Revisió ràpida abans de comptabilitzar
Automatitzar no significa perdre el control. En una gestoria, la revisió continua sent fonamental.
Per això, ScanZen permet revisar les dades extretes abans de validar-los o exportar-los. L'eina mostra la factura original al costat de la informació interpretada, permetent comprovar les dades i corregir-los si és necessari.
La idea no és substituir el criteri de l'equip, sinó estalviar temps en la part repetitiva i deixar a la gestoria la revisió final.
Flux de treball recomanat
La IA aprèn de proveïdors recurrents
En una gestoria, molts proveïdors es repeteixen mes a mes: companyies elèctriques, telecomunicacions, lloguers, subministraments, combustible, transportistes o proveïdors habituals de cada client.
ScanZen pot aprendre d'aquests formats recurrents. Quan es corregeix una factura d'un proveïdor, l'eina pot millorar la interpretació de futures factures similars.
Això significa que, amb el temps, el treball manual tendeix a reduir-se. Quants més documents es processen, més útil es torna el sistema per a la gestoria.
Per a una assessoria que rep factures mensuals de molts clients, aquest aprenentatge pot suposar un estalvi important en tasques repetitives.
Pujada massiva de factures per a tancaments mensuals o trimestrals
Un altre punt important per a les gestories és el treball per lots.
En molts casos, els clients no envien una factura cada dia. Acumulen documentació i la lliuren tota junta a final de mes o abans del tancament trimestral.
ScanZen permet treballar amb pujades massives, lots de documents o arxius comprimits. Això facilita processar moltes factures d'un mateix client sense haver de carregar-les una per una.
Casos on la pujada massiva ajuda especialment
| Moment de treball | Com ajuda ScanZen |
| Tancament mensual | Permet processar documentació acumulada per client |
| Trimestre d'IVA | Redueix el temps dedicat a revisar factures una a una |
| Alta de nou client | Facilita carregar documentació inicial o històrica |
| Campanyes amb molt de volum | Ajuda a mantenir un procés més ordenat |
Integracions per a rebre documentació automàticament
ScanZen no obliga al fet que tots els clients treballin igual. L'eina pot adaptar-se a diferents canals d'entrada documental.
Entre les opcions més útils per a gestories estan:
- Pujada manual de factures.
- Importació des de Google Drive.
- Importació des de Dropbox.
- Importació des de OneDrive.
- Reexpedició de factures per email.
- Processament de PDF, imatges i documents comprimits.
Això permet que cada client mantingui una forma de treball còmoda, mentre la gestoria centralitza i ordena la documentació en ScanZen.
Per exemple, si un client ja utilitza una carpeta compartida en Google Drive per a deixar les seves factures, ScanZen pot importar aquests documents i processar-los. Així, el client no canvia radicalment la seva manera de treballar, però la gestoria guanya ordre i automatització.
Exportació a Sage, Odoo, Excel, CSV i altres formats
Una vegada digitalitzades i revisades les factures, arriba un altre punt clau: exportar la informació.
Una gestoria pot treballar amb clients que utilitzen diferents sistemes. Alguns poden treballar amb Sage, uns altres amb Odoo i altres poden necessitar fitxers Excel, CSV o formats personalitzats.
ScanZen està pensat per a facilitar aquesta sortida de dades. L'eina permet exportar la informació extreta per a treballar amb diferents entorns, evitant copiar i pegar dades manualment després de digitalitzar la factura.
Digitalitzar una factura no serveix de molt si després l'equip ha de tornar a introduir les dades a mà en un altre sistema. Per això, l'exportació és una part clau del procés.
Avantatges de ScanZen per a gestories i assessories
ScanZen ajuda a millorar diversos punts crítics del dia a dia d'una gestoria.
| Avantatge | Què aporta |
| Millor organització documental | Cada client pot tenir el seu propi espai independent |
| Menys treball manual | La IA extreu les dades principals de les factures |
| Més control per client | La gestoria revisa documentació i dades abans d'exportar |
| Estalvi de temps en tancaments | La pujada massiva agilitza tancaments mensuals i trimestrals |
| Menys errors fiscals | Ajuda a extreure bases, quotes, IVA, retencions i imports |
| Major escalabilitat | Permet gestionar més volum sense augmentar la càrrega de manera proporcional |
| Adaptació a diferents sistemes | Exportació a Sage, Odoo, Excel, CSV i altres formats |
Per què és tan important l'espai propi de cada client?
Per a una gestoria, la separació per client no és un detall operatiu. És una necessitat.
Quan cada client té el seu propi espai, s'evita barrejar documentació, es millora la traçabilitat i es facilita el seguiment del que falta, la qual cosa ja està processat i el que està pendent de revisar.
A més, permet que el client participi en el procés de forma més ordenada. En comptes d'enviar documents solts sense estructura, pot pujar-los al seu espai o utilitzar el canal configurat per a la seva empresa.
Això converteix a ScanZen en alguna cosa més que una eina per a escanejar factures. Ho converteix en un sistema per a organitzar la recepció, digitalització i preparació de documentació comptable.
Digitalització de factures per a gestories: una manera de treballar millor
La digitalització documental ja no és només una millora tecnològica. Per a moltes gestories, és una necessitat per a poder créixer sense saturar a l'equip.
Automatitzar la lectura de factures, separar la documentació per client, revisar dades de manera visual i exportar la informació al sistema corresponent permet dedicar menys temps a tasques repetitives i més temps a l'assessorament.
ScanZen ajuda a les gestories a treballar de forma més ordenada, especialment quan gestionen molts clients i grans volums de documentació.
Aitor Ayala - Consultor de programari Odoo i expert en comptabilitat i projectes
Aitor Ayala és consultor especialitzat en Odoo, comptabilitat i gestió de projectes. Amb àmplia experiència en la implementació de solucions empresarials, adapta Odoo a les necessitats de cada client, integrant finances i operacions per a optimitzar processos i millorar la presa de decisions.
