10 consells per a millorar la teva productivitat en Odoo

Utilitzes Odoo diàriament, però tens la sensació que encara fas massa tasques manuals? No ets l'únic. Odoo pot centralitzar gran part de la gestió d'una empresa, però el seu veritable potencial apareix quan configures la plataforma per a treballar d'acord amb els teus processos.

La clau no està a utilitzar més funcions, sinó a emprar millor les que realment necessites.

A continuació trobaràs 10 consells pràctics per a estalviar temps, reduir errors i treballar de forma més eficient en Odoo.

Què és Odoo i per a què serveix?

Odoo és un programari de gestió empresarial que reuneix diferents àrees d'una empresa dins d'una mateixa plataforma. Entre altres funcions, permet gestionar:

• Vendes i CRM.
• Facturació i comptabilitat.
• Compres i inventari.
• Projectes i tasques.
• Recursos humans.
• Màrqueting i comerç electrònic.
• Atenció al client.

El seu principal avantatge és que totes aquestes aplicacions poden estar connectades entre si. Per exemple, una oportunitat comercial pot convertir-se en un pressupost, després en una comanda, generar una factura i actualitzar automàticament l'inventari.

En poques paraules, Odoo ajuda a evitar informació duplicada, reduir tasques administratives i tenir una visió més completa del negoci.

Personalitza la teva pantalla d'inici i els teus accessos

Cada minut que perds buscant un menú, un contacte o un document s'acumula al final del dia. Per això, el primer pas per a ser més productiu en Odoo és adaptar l'entorn a la teva manera de treballar.

Utilitza els favorits, els accessos ràpids i els filtres guardats per a arribar directament a la informació que consultes amb major freqüència.

Com aplicar-ho

Guarda com a favorits les vistes que utilitzes tots els dies, com:

• Oportunitats pendents de seguiment.
• Pressupostos sense confirmar.
• Facturis vençudes.
• Tasques assignades a tu.
• Comandes que necessiten revisió.​

També pots establir alguns filtres com a predeterminats per a evitar configurar-los cada vegada que accedeixes a un mòdul.

Resultat: menys clics, menys cerques i més temps per a tasques importants.

Organitza el teu treball amb activitats

Confiar en la memòria per a recordar trucades, reunions o seguiments comercials no és una estratègia eficient.

Les activitats de Odoo permeten programar accions directament des de clients, oportunitats, factures, projectes i altres registres. D'aquesta manera, cada tasca queda vinculada amb la informació corresponent.

Converteix cada pendent en una acció concreta

En lloc d'escriure una nota genèrica com “contactar amb el client”, crea una activitat amb:

• Tipus d'acció.
• Responsable.
• Data límit.
• Breu descripció.
• Següent pas recomanat.

Aquest nivell de precisió evita oblits i facilita que qualsevol membre de l'equip entengui què ha de fer.

Utilitza filtres, agrupacions i cerques avançades

Buscar registres d'un en un és una de les formes més ràpides de perdre temps en un ERP.

Odoo permet combinar filtres i agrupacions per a trobar exactament la informació que necessites. Pots filtrar per responsable, data, estat, client, equip, categoria o qualsevol altre camp disponible.

Analitza la informació des de diferents perspectives

Imagina que vols revisar les oportunitats comercials obertes. En lloc de consultar una llista interminable, pots:

• Filtrar únicament les oportunitats actives.
• Agrupar-les per comercial.
• Ordenar-les per data de tancament.
• Mostrar primer les de major import.
• Guardar la cerca per a utilitzar-la després.

També pots canviar entre vistes de llista, kanban, calendari, taula dinàmica o gràfic, depenent del tipus d'informació que vulguis analitzar.

Resultat: trobes abans les dades i prens decisions amb major rapidesa.

4. Automatitza les tasques repetitives

Copiar informació, enviar sempre el mateix missatge o canviar manualment l'estat de desenes de registres són tasques que consumeixen temps i augmenten el risc d'error.

Moltes d'aquestes accions poden automatitzar-se en Odoo mitjançant regles, accions automàtiques, plantilles i fluxos de treball.

Comença per una automatització senzilla

No necessites automatitzar tota l'empresa d'una vegada. Comença identificant una tasca que es repeteixi amb freqüència.

Per exemple:

• Enviar un correu quan es confirma una comanda.
• Crear una activitat després de generar una oportunitat.
• Assignar automàticament contactes a un comercial.
• Avisar quan una factura s'aproxima al seu venciment.
• Actualitzar una etapa quan es completa una acció.
• Crear una tasca en vendre un determinat servei.

Abans de configurar una automatització, respon a tres preguntes:​

1. Quin esdeveniment ha d'iniciar-la?
2. Quines condicions han de complir-se?
3. Quina acció ha de realitzar Odoo?

Automatitzar un procés mal definit sol aconsegueix que l'error es produeixi més ràpid. Per això, primer simplifica el procés i després automatitza'l.

5. Crea plantilles per a correus, pressupostos i documents

Escrius una vegada i una altra els mateixos missatges? Aquest temps es pot recuperar fàcilment.

Les plantilles permeten reutilitzar estructures prèviament preparades per a mantenir una comunicació ràpida, coherent i professional.

Quines plantilles hauries de preparar

Pots crear plantilles per a situacions habituals com:

• Enviament de pressupostos.
• Recordatoris de pagament.
• Confirmacions de comanda.
• Seguiment d'oportunitats.
• Sol·licituds de documentació.
• Respostes a preguntes freqüents.
• Comunicació de terminis de lliurament.

Personalitza les plantilles amb camps dinàmics, com el nom del client, el número de comanda o l'import pendent.

Així, el missatge manté un to personalitzat sense haver de redactar-lo des de zero.

Important: revisa periòdicament les plantilles per a assegurar-te que la informació, el to i els enllaços continuen sent correctes.

6. Centralitza les converses en el chatter

Quan la informació es reparteix entre correus, missatges privats, fulls de càlcul i notes personals, resulta molt difícil saber què està ocorrent realment.

El chatter de Odoo permet concentrar converses, arxius, esments, canvis i activitats dins de cada registre.

Evita la informació perduda

El chatter de Odoo permet concentrar converses, arxius, esments, canvis i activitats dins de cada registre.

Utilitza el chatter per a:

• Registrar decisions importants.
• Adjuntar documents relacionats.
• Esmentar companys.
• Consultar l'historial de canvis.
• Revisar correus enviats i rebuts.
• Deixar instruccions vinculades a una operació.

Per exemple, si existeix una incidència amb una comanda, registra la conversa en la pròpia comanda. D'aquesta manera, qualsevol persona amb accés podrà entendre la situació sense buscar missatges en diferents canals.

Regla pràctica: si una conversa afecta a un client, comanda, factura o projecte, hauria de quedar registrada en aquest element.

7. Treballa amb vista kanban per a prioritzar

Les vistes kanban permeten representar visualment l'estat d'oportunitats, tasques, sol·licituds o processos. Són especialment útils per a detectar bloquejos i organitzar prioritats.

No obstant això, moure targetes sense seguir un criteri clar no millora la productivitat. Cada etapa ha de representar una situació real i tenir una definició concreta.

Dissenya etapes que ajudin a prendre decisions

En un procés comercial, per exemple, podries utilitzar etapes com:

• Nova oportunitat.
• Primer contacte realitzat.
• Necessitats identificades.
• Proposta enviada.​
• Negociació.
• Guanyada o perduda.

Cada etapa ha de respondre a una pregunta: què ha ocorregut perquè aquest registre sigui aquí?

També pots utilitzar colors, etiquetes, dates límit i prioritats per a identificar ràpidament:

• Tasques urgents.
• Oportunitats sense activitat.
• Processos bloquejats.
• Registres que requereixen aprovació.
• Operacions pròximes a vèncer.

Un bon kanban no sols mostra el treball pendent: també indica què has d'atendre primer.

8. Redueix la introducció manual de dades

Introduir la mateixa informació diverses vegades alenteix el treball i genera errors. Un dels majors beneficis de Odoo és precisament la connexió entre les seves aplicacions.

Aprofita aquesta integració perquè les dades avancin automàticament al llarg del procés.

Reutilitza la informació que ja existeix

Abans de crear un nou registre, comprova si les dades ja estan disponibles en Odoo.

Per exemple:

• Converteix una oportunitat en pressupost.
• Confirma un pressupost per a generar la comanda.
• Crea la factura des de la comanda.
• Genera una compra a partir d'una necessitat de proveïment.
• Crea tasques automàticament des de la venda d'un servei.
• Utilitza les dades del contacte per a evitar tornar a escriure'ls.

També és important mantenir una base de dades ordenada. Els contactes duplicats, els productes mal configurats i els camps incomplets acaben generant treball addicional.

Com més fiable sigui la informació d'origen, més eficient serà tot el flux.

9. Utilitza informes i panells per a treballar per excepció 

Revisar manualment totes les comandes, factures o projectes no és productiu. L'eficient és concentrar-se en allò que requereix atenció.

Els informes i panells de Odoo poden ajudar-te a identificar desviacions, retards i oportunitats sense analitzar cada registre de manera individual.

Defineix els indicadors que realment importen

Evita omplir els panells amb mètriques que ningú utilitza. Selecciona uns pocs indicadors relacionats amb decisions concretes.

Per exemple:

• Oportunitats sense seguiment.
• Taxa de conversió comercial.
• Facturis vençudes.
• Comandes pendents de lliurament.
• Productes amb baix nivell d'existències.
• Tasques fora de termini.
• Rendibilitat per projecte.
• Temps mitjà de resolució d'incidències.

Un indicador és útil quan provoca una acció. Si una mètrica no canvia cap decisió, probablement no necessita ocupar un lloc destacat en el panell.

10. Revisa i simplifica els teus processos periòdicament

Odoo no pot millorar un procés que ningú ha revisat durant anys.

A mesura que una empresa creix, apareixen nous camps, estats, aprovacions i passos. Alguns són necessaris; uns altres es mantenen simplement perquè “sempre s'ha fet així”.

Fes una revisió mensual de productivitat

Una vegada al mes, analitza amb el teu equip:

• Quines tasques consumeixen més temps.
• Quina informació s'introdueix diverses vegades.
• Quins errors es repeteixen.
• Quins camps ja no s'utilitzen.
• Quines aprovacions generen retards.
• Quins informes es continuen preparant manualment.
• Quines accions podrien automatitzar-se.

També convé revisar la formació dels usuaris. En moltes ocasions, *Odoo ja disposa d'una funció adequada, però l'equip la desconeix o no sap com utilitzar-la correctament.

No es tracta d'afegir més mòduls ni més configuracions. Es tracta d'aconseguir que el sistema sigui més senzill, més clar i més útil.

Conclusió: fes que Odoo treballi per a tu

Millorar la productivitat en Odoo no depèn d'aplicar una configuració complexa. Els majors avanços solen començar amb petits canvis:

• Guardar una cerca freqüent.
• Programar correctament una activitat.
• Crear una plantilla.
• Eliminar un pas innecessari.
• Automatitzar una tasca repetitiva.
• Centralitzar una conversa.
• Revisar un indicador clau.

La pregunta que has de fer-te no és únicament “què puc fer amb *Odoo?”, sinó també:

Comença aplicant un d'aquests consells, mesura el temps que estalvies i continua millorant progressivament. Quan Odoo està ben organitzat, deixa de ser una simple eina de gestió i es converteix en un veritable aliat per al creixement de l'empresa.

Vols aprofitar millor el teu Odoo?

Analitza quines tasques repetitives realitza el teu equip cada setmana i selecciona una per a optimitzar-la. Un petit canvi en el flux de treball pot convertir-se en desenes d'hores estalviades al llarg de l'any.