Per què ocorre i com evitar-ho amb un ERP
La duplicitat de dades entre departaments és un dels problemes més habituals en les empreses. Provoca errors comptables, pèrdua de temps i decisions basades en informació incorrecta. En RRM Consultoria detectem aquest escenari amb freqüència en organitzacions que treballen amb eines aïllades.
Comprendre per què es dupliquen les dades és el primer pas per a eliminar-los de manera definitiva.
Per què es dupliquen les dades entre departaments
El problema sol aparèixer quan cada àrea treballa amb el seu propi sistema. Vendes introdueix clients en el seu CRM, administració gestiona factures en un altre programari i comptabilitat depèn de fulls de càlcul.
La mateixa dada es registra diverses vegades amb petites variacions. Un canvi en un departament no es reflecteix en un altre. L'error no està en les persones, sinó en la falta d'un sistema centralitzat.
Según el Consejo General de Economistas de España, la falta d'integració entre departaments és una de les principals causes d'errors operatius i comptables en pimes.
Quins problemes genera la duplicitat d'informació
Quan existeixen diverses dades per a una mateixa realitat, l'empresa perd control. Sorgeixen dubtes sobre quina xifra és correcta i s'inverteix temps a comprovar informació que hauria de ser fiable.
Els efectes més habituals són tancaments mensuals més lents, errors en facturació, informes incoherents i una pitjor experiència per al client. A nivell fiscal, el risc augmenta quan les dades comptables no estan alineats.
Com un ERP elimina les dades duplicades
Un ERP treballa amb una base de dades única. La informació s'introdueix una sola vegada i es comparteix en temps real entre els departaments autoritzats.
Si vendes crea un client, comptabilitat el veu a l'instant. Si s'emet una factura, tresoreria treballa sobre aquesta mateixa dada. No existeixen versions distintes ni necessitat de copiar informació entre sistemes.
Aquest model redueix errors i millora l'eficiència diària.
La importància dels fluxos i permisos en un ERP
Centralitzar dades no és suficient. Un ERP també defineix com i qui pot modificar la informació.
Els fluxos de treball estableixen validacions clares. Els permisos eviten canvis no controlats. En RRM Consultoria configurem aquests elements segons la realitat de cada empresa per a mantenir l'equilibri entre control i agilitat.
Odoo i Sage enfront de la duplicitat de dades
Solucions com Odoo i Sage estan dissenyades per a treballar amb informació centralitzada i connectada.
Per què la implantació del ERP és clau
Un ERP mal implementat pot arrossegar els mateixos problemes que els sistemes anteriors. Si no es revisen processos i responsabilitats, la duplicitat pot reaparèixer dins del propi sistema.
Per això, és important analitzar com flueix la informació abans d'implantar un *ERP. Definir un origen únic de la dada, regles clares i automatismes que evitin errors des de l'inici.
La duplicitat de dades entre departaments no és un problema menor. Afecta a la comptabilitat, a la gestió diària i a la presa de decisions estratègiques. Un ERP ben implantat elimina aquest risc en treballar amb una única font d'informació fiable.
Si la teva empresa continua copiant dades entre sistemes o discutint quin informe és el correcte, és el moment de revisar la teva estructura digital.
Juan Pedro Palanques - Key Account Manager
Juan Pedro Palanques és expert en ERP Odoo i Sage 200, amb experiència en SAP B1, Docuware, Dokuflex, VIDsigner i equips d'impressió 2D/3D. Ha liderat vendes directes i canals de distribució, nacionals i internacionals, amb un enfocament en venda consultiva i solucions personalitzades.
