Gestió documental amb Odoo

Digitalitza, organitza i troba tot a temps

La gestió documental és un dels grans reptes de les empreses que estan en procés de digitalització. Arxius escampats, versions duplicades o problemes per a trobar documents clau poden frenar el ritme de treball. En aquest context, Odoo ofereix una solució senzilla, centralitzada i 100% integrada amb la resta del ERP.

Què és la gestió documental en Odoo

El mòdul de Documents d'Odoo permet emmagatzemar, classificar, compartir i automatitzar documents en el núvol, directament connectats amb comandes, factures, projectes o empleats. No és una carpeta aïllada: està pensada perquè la informació flueixi entre departaments sense duplicitats ni bloquejos.

Avantatges clau de la gestió documental en Odoo

• Centralització: tots els documents s'emmagatzemen en un sol sistema, accessible segons permisos per usuari.

• Vinculació automàtica: els documents s'enllacen a factures, pressupostos, albarans o contractes sense passos addicionals.

• Col·laboració en temps real: diversos usuaris poden comentar i revisar un arxiu sense enviar versions per correu.

• Control de versions: historial automàtic de canvis i possibilitat de restaurar documents anteriors. 
  

• Automatització de fluxos: es poden definir regles per a validar, arxivar o moure documents segons el seu estat.
  

Casos d'ús pràctics

Facturació i comptabilitat

Les factures rebudes en PDF es processen directament des de Documents i es vinculen a l'assentament comptable corresponent. Això redueix errors, evita repeticions i facilita les auditories.

Recursos Humans

Contractes laborals, parts de vacances o justificants mèdics s'emmagatzemen de manera segura i accessible solo per al departament corresponent.

Projectes i serveis

Informes, lliurables o plans es poden gestionar en carpetes compartides, assignades a un projecte específic, amb traçabilitat total.

Magatzem i logística

Odoo permet adjuntar documents tècnics, fitxes de seguretat o manuals a productes o comandes de venda. Això millora la informació que rep el client i evita errors de manipulació.

Integració amb la resta de l'ecosistema Odoo

La gestió documental no funciona de forma aïllada. S'integra de manera nativa amb:

• Odoo Comptabilitat

• Odoo Compres i Vendes
  

• Odoo RH

• Odoo Projectes 
  

• Odoo Signatures: per a validar documents legalment sense paper

A més, es poden crear automatitzacions mitjançant Odoo Studio o desenvolupaments a mesura. Per exemple: en aprovar un pressupost, es genera i arxiva automàticament el contracte.

Seguretat i permisos

Cada document pot tenir permisos diferenciats per usuari, rol o departament. A més, es poden aplicar regles de validació per a uns certs fluxos (com a contractes o factures).

La traçabilitat està garantida: cada acció queda registrada, la qual cosa facilita auditories i el compliment normatiu.

Digitalització sense dependència de tercers

Moltes empreses usen serveis externs d'emmagatzematge, però això implica integracions més complexes. Amb Odoo, tota la documentació resideix dins del mateix sistema, la qual cosa permet estalviar costos, guanyar velocitat i mantenir una arquitectura més simple.

Qui es beneficia d'aquesta funcionalitat

La gestió documental d'Odoo és especialment útil per a:

• Empreses amb equips distribuïts o treball híbrid

• Organitzacions subjectes a normatives estrictes (farmacèutic, alimentari, legal)

• Departaments amb alt volum de documentació: RH, compres, logística, projectes

Millora contínua amb RRM Consultoria

Des de RRM Consultoria, es configuren entorns documentals segons el flux real de treball de cada client. No es tracta d'afegir un mòdul, sinó d'adaptar una eina perquè sigui realment útil.

Això inclou:

• Creació de plantilles automatitzades

• Integració amb signatura digital i processos d'aprovació

• Assessorament en organització documental i nomenclatures

• Formació i suport per a usuaris

Conclusió

La gestió documental en Odoo permet tenir el control sobre tots els arxius empresarials, sense sortir de l'entorn ERP. Gràcies a la seva integració, escalabilitat i facilitat d'ús, es converteix en una eina essencial per a empreses que volen digitalitzar els seus processos de manera realista i ordenada.

Sol·licita una sessió de diagnòstic amb l'equip de RRM Consultoria i comença a transformar la teva manera de treballar amb els documents.