La gestión de facturas sigue siendo uno de los grandes puntos débiles de muchas empresas, autónomos y gestorías. Aunque los ERPs han avanzado mucho, todavía es habitual encontrar procesos manuales: facturas que llegan por email, tickets guardados en carpetas, documentos reenviados por WhatsApp, datos introducidos a mano y horas dedicadas a tareas repetitivas.
Para resolver este problema, RRM Consultoría lanza ScanZen, una herramienta diseñada para digitalizar facturas, tickets y documentos contables de forma automática mediante OCR e Inteligencia Artificial.
ScanZen nace con un objetivo claro: ayudar a empresas, autónomos y gestorías a ahorrar tiempo, reducir errores y preparar mejor su documentación para trabajar con su ERP o sistema contable. La herramienta permite extraer automáticamente datos como proveedor, CIF/NIF, importes, IVA y líneas de detalle de facturas, tickets y pedidos.
¿Qué es ScanZen?
ScanZen es un software de digitalización de facturas y documentos contables que utiliza OCR e Inteligencia Artificial para leer documentos y extraer sus datos automáticamente.
En lugar de introducir manualmente la información de cada factura, el usuario puede subir un documento en PDF, imagen o incluso escanearlo desde el móvil. A partir de ahí, ScanZen analiza el contenido, interpreta los datos principales y los estructura para que puedan revisarse, validarse y exportarse.
Por qué RRM Consultoría ha creado ScanZen
ScanZen no nace como una herramienta genérica de escaneo. Nace desde la experiencia real de RRM Consultoría, una consultora tecnológica de Sabadell especializada en implantación de ERPs como Sage y Odoo, además de soluciones de Business Intelligence.
Durante años, RRM Consultoría ha acompañado a empresas en procesos de digitalización, implantación de ERP y automatización de procesos. Sin embargo, había un problema que seguía repitiéndose: aunque el ERP estuviera bien implantado, muchas facturas seguían introduciéndose manualmente.
Los propios creadores de ScanZen explican que la herramienta nació de esa necesidad detectada en clientes reales: la entrada de facturas era todavía manual, lenta y propensa a errores, por lo que RRM decidió resolverlo mediante IA.
El problema: demasiadas facturas, demasiado trabajo manual
Una factura no es solo un PDF. Detrás de cada documento hay datos que deben revisarse:
- Proveedor.
- CIF o NIF.
- Número de factura.
- Fecha.
- Base imponible.
- IVA.
- Total.
- Líneas de detalle.
- Empresa correspondiente.
- Posible duplicidad.
- Exportación al ERP o sistema contable.
Cuando este proceso se hace manualmente, cada factura consume tiempo administrativo. En gestorías y asesorías, el problema se multiplica porque no gestionan una sola empresa, sino decenas o cientos de clientes.
ScanZen está diseñado precisamente para reducir ese cuello de botella documental.
Cómo funciona ScanZen
El funcionamiento de ScanZen es sencillo y está pensado para que cualquier usuario pueda empezar a digitalizar documentos sin una instalación compleja.
1. Subir el documento
El usuario puede subir facturas, tickets o documentos contables desde el navegador. También puede trabajar con documentos en PDF, imágenes o lotes masivos.
2. Extracción automática con IA
La inteligencia artificial analiza el documento y extrae los datos relevantes: proveedor, CIF/NIF, número de documento, fecha, importes, IVA y líneas.
3. Revisión y validación
El usuario puede revisar los datos extraídos mientras visualiza el documento original. Esto permite corregir rápidamente cualquier dato antes de exportarlo.
4. Exportación al ERP
Una vez validada la información, ScanZen permite exportar los datos hacia sistemas como Sage 200, Odoo u otros ERPs mediante ficheros compatibles. La herramienta ofrece exportación directa a Sage 200 y Odoo, además de ficheros compatibles con otros sistemas.
ScanZen para autónomos
Para un autónomo, cada minuto cuenta. Muchas veces las facturas y tickets se acumulan durante el trimestre hasta que llega el momento de preparar la documentación fiscal.
ScanZen permite centralizar esos documentos, digitalizarlos y tenerlos ordenados para enviarlos al gestor o revisarlos internamente.
Con ScanZen, un autónomo puede:
- Escanear tickets desde el móvil.
- Subir facturas en PDF.
- Organizar gastos deducibles.
- Revisar el IVA soportado.
- Localizar documentos por proveedor, fecha o importe.
- Exportar la información para su gestoría.
RRM Consultoría presenta ScanZen como una herramienta útil para autónomos y freelancers, permitiendo escanear tickets y facturas de compra desde el móvil, clasificar gastos y exportar la información para el gestor o la declaración trimestral de IVA.
ScanZen para gestorías y asesorías
Las gestorías son uno de los perfiles que más pueden beneficiarse de ScanZen.
El motivo es claro: una gestoría no gestiona solo sus propias facturas, sino la documentación de muchos clientes. Cada cliente envía facturas de una forma distinta, en momentos distintos y con distintos niveles de orden.
ScanZen ayuda a transformar ese proceso en un flujo más estructurado:
- Cada cliente puede tener su propio espacio.
- Los documentos quedan centralizados.
- La IA extrae los datos automáticamente.
- El equipo puede revisar y validar.
- La información se puede exportar al ERP correspondiente.
- Se reducen tareas repetitivas y errores de transcripción.
ScanZen está diseñado con enfoque multiempresa, procesado masivo y exportación por cliente, algo especialmente relevante para gestorías que trabajan con múltiples empresas y diferentes sistemas contables.
ScanZen para empresas
En una empresa, la digitalización de facturas no solo afecta al departamento administrativo. También impacta en contabilidad, compras, dirección financiera y control de gestión.
Cuando las facturas entran tarde o se registran manualmente, se retrasa la información contable y se pierde visibilidad sobre gastos, proveedores e impuestos.
Con ScanZen, una empresa puede:
- Reducir el tiempo dedicado a introducir facturas.
- Evitar errores de transcripción.
- Centralizar documentos.
- Controlar mejor el IVA.
- Exportar datos al ERP.
- Mejorar el seguimiento documental.
- Prepararse mejor para procesos de digitalización y factura electrónica.
La herramienta incorpora extracción automática de datos, desglose de IVA, aprendizaje por proveedor, detección de duplicados, subida por lotes y exportación hacia Sage 200, Odoo y otros sistemas.
Una herramienta pensada para la contabilidad española
Una de las diferencias importantes de ScanZen es que no se plantea como un OCR genérico.
Muchas herramientas OCR extraen texto, pero no siempre entienden correctamente la estructura de una factura española. ScanZen está diseñado para reconocer datos propios del entorno fiscal y contable español, como CIF/NIF, tipos de IVA, importes, bases imponibles y líneas de factura.
La herramienta reconoce tipos de IVA españoles como 21%, 10%, 4% o exento, y está orientado a facturas, tickets y albaranes españoles.
Esto es especialmente importante para empresas, autónomos y gestorías que necesitan algo más que “leer texto”: necesitan que la información salga preparada para trabajar contablemente.
IA que aprende de cada corrección
No solo extrae información. También aprende.
La herramienta está diseñada para mejorar su precisión a medida que se procesan documentos de un mismo proveedor. Cada corrección ayuda a que el sistema mejore, de forma que las facturas recurrentes puedan procesarse cada vez con menos intervención manual.
Esto es especialmente útil en empresas con proveedores habituales o gestorías que reciben documentos recurrentes de los mismos emisores.
Integración con Sage 200, Odoo y otros ERPs
Uno de los puntos más importantes de ScanZen es su enfoque ERP.
La digitalización no termina cuando se extraen los datos de la factura. El verdadero valor está en poder llevar esa información al sistema de gestión o contabilidad.
ScanZen permite exportar datos hacia Sage 200, Odoo y otros ERPs mediante formatos compatibles. Además, se pueden implementar integraciones específicas si una empresa necesita un formato concreto.
Esto encaja directamente con la experiencia de RRM Consultoría, especializada en implantación y personalización de soluciones ERP.
¿Cuánto tiempo puede ahorrar ScanZen?
La entrada manual puede tardar alrededor de 4 o 5 minutos por factura, mientras que con ScanZen el proceso completo de subir y validar puede reducirse a unos 30 segundos por documento.
La diferencia es especialmente relevante cuando se gestionan muchos documentos al mes.
Por ejemplo:
- 50 facturas mensuales.
- 100 facturas mensuales.
- 500 facturas mensuales.
- Cientos de tickets y gastos.
- Documentación de múltiples clientes en una gestoría.
En todos esos escenarios, automatizar la lectura de documentos puede liberar muchas horas de trabajo administrativo.
ScanZen llega para simplificar la gestión de documentos
La digitalización de facturas ya no es solo una mejora interna. Para muchas empresas, autónomos y gestorías, se está convirtiendo en una necesidad operativa.
ScanZen llega al mercado como una solución creada desde la experiencia real de RRM Consultoría con empresas que trabajan a diario con ERPs, facturas, contabilidad y procesos administrativos.
Su propuesta es clara: menos tiempo copiando datos, menos errores manuales y más control sobre la documentación contable.
Si vuestra empresa, gestoría o actividad como autónomo todavía depende de procesos manuales para gestionar facturas y tickets, este puede ser un buen momento para dar el paso hacia una gestión más automatizada.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORÍA
Ramón Rodríguez, fundador y CEO de RRM Consultoría, cuenta con una amplia experiencia en el sector, incluyendo su paso por Sage Group. Desde hace más de 10 años ha liderado la digitalización de procesos y la optimización de costes para sus clientes, impulsando el crecimiento de la empresa mediante colaboraciones y oportunidades de networking.
