Las actualizaciones de un ERP son, para bien o para mal, parte inevitable de la vida empresarial. Estas actualizaciones son clave para modernizar las empresas: abren nuevas oportunidades de negocio, mejoran la experiencia del cliente y hacen los procesos internos mucho más ágiles. Pero si no se gestionan bien, pueden provocar fallos graves en áreas críticas y poner en peligro el funcionamiento diario de la empresa.
Por estas y otras razones, actualizar un sistema ERP requiere de un enfoque estratégico y una planificación detallada.
Cuándo conviene actualizar un ERP
Lo habitual es que muchas empresas se planteen actualizar su ERP pasados cinco o diez años desde su puesta en marcha. A esas alturas, el sistema empieza a dar síntomas: va más lento, falla más de lo normal o ya no recibe soporte técnico. Suele pasar cuando el negocio ha crecido más de lo que el ERP puede gestionar, o cuando toca dar un paso más serio hacia la digitalización, y el ERP tiene que estar a la altura.
En otros casos, no es una cuestión de elección. Hay proveedores que fijan fechas límite para dejar de dar soporte a versiones antiguas. Y cuando eso ocurre, no actualizar significa quedarse sin red: sin actualizaciones, sin seguridad y sin solución ante cualquier problema.
Pero más allá de la urgencia, hay razones de peso para adelantarse y dar el paso:
- Disponer de un sistema más moderno, con herramientas potentes para automatizar procesos y analizar datos de forma inteligente.
- Reducir el tiempo de adaptación del equipo si se mantiene la misma tecnología de base, como ocurre con muchas actualizaciones de Odoo o Sage.
- No quedarse atrás cuando el proveedor ya no mejora la versión antigua o directamente la deja fuera del mapa.
¿Actualizar o reemplazar?
Actualizar a la última versión no siempre es la mejor jugada. Si el ERP actual ya no compensa por lo que cuesta mantenerlo, o si se ha quedado corto para lo que necesitas, a veces es más inteligente empezar desde cero. Sobre todo cuando hablamos de dar el salto de un sistema instalado en local a uno en la nube, con todo lo que eso implica.
Y ojo, porque muchas de estas “actualizaciones” en realidad no son simples retoques. Son cambios de calado que afectan a toda la estructura del sistema. En la práctica, es casi como implantar un ERP nuevo, aunque venga del mismo proveedor.
Por eso, hay empresas que aprovechan ese momento para plantearse si merece la pena seguir con el mismo software... o si ha llegado la hora de buscar una solución que encaje mejor con su situación actual o con sus planes de futuro. Si el cambio va a ser profundo sí o sí, ¿por qué no replantearse todo?
Lista de comprobación para una actualización de ERP
Actualizar un sistema ERP no es una tarea menor. Se trata de un proyecto de gran envergadura que exige preparación, recursos y conocimiento del negocio. Estos son los ocho consejos fundamentales para que el proceso no solo salga bien, sino que genere el impacto esperado.
1. Conseguir el apoyo de la dirección
La implicación de la dirección es esencial. No basta con una aprobación formal: se necesita un compromiso real con el proyecto, empezando por entender y defender su valor. En última instancia, son las personas que deben aprobar presupuestos y firmar contratos, así que deben estar convencidas de que la actualización es necesaria y estratégica.
Además, su apoyo será clave para sortear obstáculos internos, asignar recursos y motivar al resto del equipo.
2. Identificar los puntos críticos y establecer indicadores
Antes de iniciar una actualización, hay que analizar qué partes del sistema actual están fallando o limitando la operativa. ¿Hay procesos lentos? ¿Falta de integración entre áreas? ¿Problemas con los cierres contables? ¿Baja adopción por parte del personal?
Estos puntos deben cuantificarse con indicadores claros. De esta forma, será más fácil justificar el cambio, definir los objetivos del proyecto y medir si la actualización ha tenido éxito.
3. Involucrar al personal operativo desde el primer día
Uno de los errores más frecuentes en este tipo de proyectos es diseñar el nuevo sistema sin contar con quienes lo usan cada día. Si se implanta una solución sin tener en cuenta las rutinas del personal, los procesos establecidos o las necesidades reales, el rechazo está casi garantizado.
Hay que escuchar al personal, documentar sus procesos y entender hasta las tareas más pequeñas. Por ejemplo, si alguien extrae un informe cada mañana, ¿podrá seguir haciéndolo de forma similar en el nuevo sistema?
La única forma de evitar errores críticos es integrar al personal desde el principio y asegurar que el ERP no solo funcione, sino que encaje con el trabajo real de la organización.
4. Detectar brechas entre necesidades y capacidades del sistema
Todo sistema, por bueno que sea, tiene limitaciones. Por eso, una de las primeras tareas debe ser detectar las brechas entre lo que el ERP puede hacer y lo que la empresa realmente necesita. ¿Faltan funcionalidades? ¿Hay que adaptarse a ciertos procesos que no se pueden modificar?
Una vez identificadas, se pueden plantear tres soluciones: adaptar el negocio a las limitaciones del software, personalizar el ERP o integrar sistemas adicionales que cubran esas carencias. Lo importante es saberlo desde el principio, para evitar sorpresas, calcular bien los costes y planificar el calendario con realismo.
5. Elaborar un plan de implantación realista
Actualizar un ERP no es como cambiar un servidor o actualizar una aplicación de ofimática. Es un proyecto que impacta en procesos centrales y en personas. Por eso, el plan de implementación debe ajustarse a la realidad de la empresa, no al escenario ideal que a veces presenta el proveedor.
La mayoría de los retrasos, sobrecostes y fallos se deben a una mala planificación. Es esencial depurar las estimaciones optimistas del proveedor, incorporar los tiempos y recursos reales de la empresa y prever posibles contratiempos.
6. Prepararse para el mapeo de datos
Uno de los puntos más laboriosos y menos valorados de cualquier actualización es el mapeo de datos: trasladar la información del sistema antiguo al nuevo. Esta tarea suele recaer casi por completo en la empresa que actualiza, no en el proveedor.
En muchos casos, se proporciona una estructura nueva y se pide al cliente que se encargue de hacer coincidir los datos antiguos con el nuevo modelo, además de limpiar y depurar los registros existentes. Es un trabajo crítico que requiere tiempo, precisión y conocimiento profundo de los datos.
7. Controlar el alcance del proyecto
El temido “scope creep” o desvío del alcance ocurre cuando, durante el proyecto, se añaden nuevas funcionalidades o se cambian requisitos sin ajustar el presupuesto ni los plazos. Así, lo que empezó como un proyecto de un millón puede acabar costando el doble o más.
Para evitarlo, el acuerdo inicial debe ser claro, cerrado y estar respaldado por un plan de gestión de cambios. Este debe incluir cuántas solicitudes se aceptan, quién puede proponerlas y cómo afectan al coste y al calendario.
Si no se controla, el proyecto puede retrasarse meses o incluso años, con consecuencias graves para el negocio.
8. Formar y educar a los usuarios
La formación técnica es necesaria, pero no suficiente. Hay que ir más allá y educar a las personas sobre el sentido de la actualización. ¿Qué aporta el nuevo sistema a su trabajo? ¿Cómo contribuye a los objetivos de la empresa?
Cuando los usuarios entienden el porqué, no solo aprenden a usar las funciones, sino que se implican más, buscan sacarle partido al sistema y lo adoptan con mayor facilidad.
En RRM Consultoría sabemos que una actualización de ERP no es solo una cuestión técnica, sino una decisión estratégica que puede transformar la manera en que trabaja toda la empresa. Por eso, acompañamos a nuestros clientes en cada paso: desde el diagnóstico hasta la puesta en marcha, asegurándonos de que cada cambio tenga sentido y resultados.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORÍA
Ramón Rodríguez, fundador y CEO de RRM Consultoría, con una extensa trayectoria en el sector, incluyendo su paso por Sage Group. A través de su liderazgo, ha guiado a la empresa hacia la digitalización de procesos, ayudando a otras compañías a optimizar su eficiencia y controlar sus costes.