Migració de dades a un ERP

Com canviar de sistema sense perdre el control

Migrar un sistema ERP és una de les decisions més crítiques que pot afrontar una empresa. No es tracta només de canviar d'eina, sinó de reorganitzar processos, estructures de dades i fluxos de treball que afecten a totes les àrees del negoci.

Per això, quan es planteja una migració ERP, el primer que es necessita és una planificació precisa. I el segon, una visió clara: el canvi ha de servir per a millorar, no sols per a actualitzar-se.

Què és una migració ERP?

La migració ERP és el procés mitjançant el qual una empresa transfereix les seves operacions, processos i dades d'un sistema ERP actual (generalment obsolet o insuficient) a un altre nou que respon millor a les seves necessitats.

Pot implicar un canvi de proveïdor, una actualització a una versió superior o una transformació completa del model de gestió, especialment si el sistema anterior no permet adaptacions o s'ha quedat sense suport.

Quan convé migrar a un nou ERP

Existeixen diversos senyals que indiquen que una migració és necessària. Algunes de les més comunes són:

• El ERP actual no s'adapta al creixement de l'empresa.

• Hi ha dificultats per a integrar nous mòduls o eines externes.

• El sistema ja no compleix amb els requisits legals o fiscals.

• Les dades no es consoliden de manera fiable.

• Els processos són manuals, lents o estan duplicats.

• La interfície i el suport tècnic han quedat desactualizados.

La migració no ha de prendre's com una obligació tecnològica, sinó com una oportunitat de redefinir la gestió empresarial i alinear els processos interns amb els objectius actuals.

Riscos habituals en una migració ERP

Encara que els beneficis de migrar a un ERP més modern són evidents, el procés comporta riscos si no es gestiona adequadament:

• Pèrdua de dades: Si la migració no contempla una estratègia de neteja i mapatge de dades, és possible que es perdi informació clau o que les dades es tornin inconsistents.

• Interrupcions operatives: Si el sistema nou no s'implementa en paral·lel o no es prova correctament, pot afectar l'activitat diària 
  

• Resistència interna: Els equips poden mostrar rebuig al canvi si no se'ls implica des del principi o no se'ls forma adequadament.

• Sobrecostos i desviacions: Una migració sense planificació realista pot provocar retards i costos superiors als previstos.

Aquests riscos no són inevitables, però requereixen una estratègia i una gestió del canvi rigorosa per a ser minimitzats.

Etapes del procés de migració ERP

Una migració ERP ben executada ha de seguir un pla estructurat. Aquestes són les fases clau que componen el procés:

1. Avaluació inicial

Abans d'iniciar qualsevol moviment, s'ha de realitzar una anàlisi profunda del ERP actual: quins processos cobreix, quines limitacions presenta, quines dades conté i quines àrees estan més afectades per les seves mancances.

En aquesta fase també s'identifiquen els objectius de la migració: automatització, compliment normatiu, escalabilitat, usabilitat, etc.

2. Selecció del nou sistema

L'elecció del nou ERP ha de basar-se en criteris tècnics, funcionals i sectorials. No es tracta de buscar el més potent, sinó el que millor s'ajusti a les necessitats reals de l'empresa.

És important valorar:

• Arquitectura (cloud o local)

• Escalabilitat

• Compatibilitat amb altres eines

• Cost total (llicències, manteniment, formació)

• Capacitat de personalització

•  Suport a normativa local

3. Planificació del projecte

La planificació inclou definir els terminis, els recursos necessaris, l'equip responsable i el cronograma detallat. S'estableixen fites, lliurables, fases de prova i dates de pas a producció.

També es decideix si la implantació es farà per fases (departament per departament) o de manera global.

4. Migració i neteja de dades

Migrar no significa copiar tot. En aquesta etapa s'identifiquen les dades rellevants, es depuren duplicats o inconsistències i s'adapten al nou sistema.

Aquest treball pot incloure:

• Mapatge de camps entre sistemes

• Revisió de nomenclatures

• Unificació de catàlegs de productes, clients o proveïdors

• Conversió de monedes, impostos o unitats

•   Establiment de noves regles comptables

Les dades es migren normalment en dues etapes: una càrrega inicial per a proves i una càrrega definitiva en passar a producció.

5. Configuració del nou sistema

Una vegada migrats les dades, es configuren els processos del nou ERP. Això implica adaptar el sistema a l'operativa real de l'empresa: circuits de compra, vendes, producció, comptabilitat, etc.

També es configuren els perfils d'usuari, els permisos d'accés, els fluxos d'aprovació i els indicadors de control.

6. Formació de l'equip

La migració només és reeixida si els usuaris entenen i utilitzen correctament el nou sistema. La formació ha de ser pràctica, adaptada a cada perfil i basada en escenaris reals.

És recomanable comptar amb usuaris clau que puguin actuar com a referència dins de cada departament i detectar incidències en els primers dies.

  7. Proves i validació

Abans de llançar el nou ERP, es realitzen proves funcionals amb dades reals. Se simulen processos complets i es verifiquen resultats comptables, logístics i operatius.

Aquesta etapa permet detectar errors, ajustar configuracions i assegurar que tot funciona com deu.

8. Posada en marxa

El dia del “go live” ha d'estar perfectament planificat. Pot fer-se en un cap de setmana, en una data amb baix volum d'activitat o en un entorn controlat.

Durant els primers dies és essencial comptar amb suport tècnic intensiu i recopilar feedback per a corregir errors menors.

9. Seguiment i suport post-implantació

La migració no acaba amb l'arrencada. En les setmanes següents s'han de revisar els processos reals, corregir desviacions i respondre a noves necessitats que sorgeixin amb l'ús.

Un pla de suport i millora contínua permet consolidar la implantació i extreure el màxim valor del nou sistema.

Bones pràctiques per a una migració ERP sense sobresalts

• Implicar a totes les àrees des del principi

• No migrar dades innecessàries ni històriques sense revisar

•  Realitzar proves amb escenaris reals i dades completes

• No sobreconfigurar el sistema abans de conèixer el seu ús real

•   Definir mètriques clares d'èxit per al projecte

• Assegurar la traçabilitat entre el ERP antic i el nou

Què fer amb el sistema antic

Una vegada finalitzada la migració, és recomanable mantenir el ERP anterior en mode consulta durant un temps limitat. Això permet verificar dades històriques, respondre a auditories o validar informes anteriors.

Després d'aquest període, es pot arxivar la informació legalment obligatòria i tancar el sistema per a evitar confusions o duplicitats.

Val la pena migrar un ERP?

Sí, si l'empresa ha superat les capacitats del sistema actual, si els processos estan limitats o si es requereix complir amb noves normatives. Però no n'hi ha prou amb canviar de programari: una migració ERP ha de ser una decisió estratègica.

La clau està a planificar bé, acompanyar a les persones implicades i aprofitar el canvi com una oportunitat de millora real.