La gestió de factures continua sent un dels grans punts febles de moltes empreses, autònoms i gestories. Encara que els ERPs han avançat molt, encara és habitual trobar processos manuals: factures que arriben per email, tiquets guardats en carpetes, documents reexpedits per WhatsApp, dades introduïdes a mà i hores dedicades a tasques repetitives.
Per a resoldre aquest problema, RRM Consultoria llança ScanZen, una eina dissenyada per a digitalitzar factures, tiquets i documents comptables de manera automàtica mitjançant OCR i Intel·ligència Artificial.
ScanZen neix amb un objectiu clar: ajudar empreses, autònoms i gestories a estalviar temps, reduir errors i preparar millor la seva documentació per a treballar amb la seva ERP o sistema comptable. L'eina permet extreure automàticament dades com a proveïdor, CIF/NIF, imports, IVA i línies de detall de factures, tiquets i comandes.
Què és ScanZen?
ScanZen és un programari de digitalització de factures i documents comptables que utilitza OCR i Intel·ligència Artificial per a llegir documents i extreure les seves dades automàticament.
En lloc d'introduir manualment la informació de cada factura, l'usuari pot pujar un document en PDF, imatge o fins i tot escanejar-lo des del mòbil. A partir d'aquí, ScanZen analitza el contingut, interpreta les dades principals i els estructura perquè puguin revisar-se, validar-se i exportar-se.
Per què RRM Consultoria ha creat ScanZen
ScanZen no neix com una eina genèrica d'escaneig. Neix des de l'experiència real de RRM Consultoria,una consultora tecnològica de Sabadell especialitzada en implantació de ERPs com Sage i Odoo, a més de solucions de Business Intelligence.
Durant anys, RRM Consultoria ha acompanyat a empreses en processos de digitalització, implantació de ERP i automatització de processos. No obstant això, hi havia un problema que continuava repetint-se: encara que el ERP estigués ben implantat, moltes factures continuaven introduint-se manualment.
Els propis creadors de ScanZen expliquen que l'eina va néixer d'aquesta necessitat detectada en clients reals: l'entrada de factures era encara manual, lenta i propensa a errors, per la qual cosa RRM va decidir resoldre-ho mitjançant IA.
El problema: massa factures, massa treball manual
Una factura no és només un PDF. Darrere de cada document hi ha dades que han de revisar-se:
- Proveïdor.
- CIF o NIF.
- Número de factura.
- Data.
- Base imposable.
- IVA.
- Total.
- Línies de detall.
- Empresa corresponent.
- Possible duplicitat.
- Exportació al ERP o sistema comptable.
Quan aquest procés es fa manualment, cada factura consumeix temps administratiu. En gestories i assessories, el problema es multiplica perquè no gestionen una sola empresa, sinó desenes o centenars de clients.
ScanZen està dissenyat precisament per a reduir aquest coll d'ampolla documental.
Com funciona ScanZen
El funcionament de ScanZen és senzill i està pensat perquè qualsevol usuari pugui començar a digitalitzar documents sense una instal·lació complexa.
1. Pujar el document
L'usuari pot pujar factures, tiquets o documents comptables des del navegador. També pot treballar amb documents en PDF, imatges o lots massius.
2. Extracció automàtica amb IA
La intel·ligència artificial analitza el document i extreu les dades rellevants: proveïdor, CIF/NIF, número de document, data, imports, IVA i línies.
3. Revisió i validació
L'usuari pot revisar les dades extretes mentre visualitza el document original. Això permet corregir ràpidament qualsevol dada abans d'exportar-ho.
4. Exportació al ERP
Una vegada validada la informació, ScanZen permet exportar les dades cap a sistemes com Sage 200, Odoo o altres ERPs mitjançant fitxers compatibles. L'eina ofereix exportació directa a Sage 200 i Odoo, a més de fitxers compatibles amb altres sistemes.
ScanZen per a autònoms
Per a un autònom, cada minut compta. Moltes vegades les factures i tiquets s'acumulen durant el trimestre fins que arriba el moment de preparar la documentació fiscal.
ScanZen permet centralitzar aquests documents, digitalitzar-los i tenir-los ordenats per a enviar-los al gestor o revisar-los internament.
Amb ScanZen, un autònom pot:
- Escanejar tiquets des del mòbil.
- Pujar factures en PDF.
- Organitzar despeses deduïbles.
- Revisar l'IVA suportat.
- Localitzar documents per proveïdor, data o import.
- Exportar la informació per a la seva gestoria.
RRM Consultoria presenta ScanZen com una eina útil per a autònoms i freelancers, permetent escanejar tiquets i factures de compra des del mòbil, classificar despeses i exportar la informació per al gestor o la declaració trimestral d'IVA.
ScanZen per a gestories i assessories
Lesgestories són un dels perfils que més poden beneficiar-se de ScanZen.
El motiu és clar: una gestoria no gestiona només les seves pròpies factures, sinó la documentació de molts clients. Cada client envia factures d'una forma distinta, en moments distints i amb diferents nivells d'ordre.
ScanZen ajuda a transformar aquest procés en un flux més estructurat:
- Cada client pot tenir el seu propi espai.
- Els documents queden centralitzats.
- La IA extreu les dades automàticament.
- L'equip pot revisar i validar.
- La informació es pot exportar al ERP corresponent.
- Es redueixen tasques repetitives i errors de transcripció.
ScanZen està dissenyat amb enfocament multiempresa, processament massiu i exportació per client, una cosa especialment rellevant per a gestories que treballen amb múltiples empreses i diferents sistemes comptables.
ScanZen per a empreses
En una empresa, la digitalització de factures no sols afecta al departament administratiu. També impacta en comptabilitat, compres, direcció financera i control de gestió.
Quan les factures entren tard o es registren manualment, es retarda la informació comptable i es perd visibilitat sobre despeses, proveïdors i impostos.
Amb ScanZen, una empresa pot:
- Reduir el temps dedicat a introduir factures.
- Evitar errors de transcripció.
- Centralitzar documents.
- Controlar millor l'IVA.
- Exportar dades al ERP.
- Millorar el seguiment documental.
- Preparar-se millor per a processos de digitalització i factura electrònica.
L'eina incorpora extracció automàtica de dades, desglossament d'IVA, aprenentatge per proveïdor, detecció de duplicats, pujada per lots i exportació cap a Sage 200, Odoo i altres sistemes.
Una eina pensada per a la comptabilitat espanyola
Una de les diferències importants de ScanZen és que no es planteja com un OCR genèric.
Moltes eines OCR extreuen text, però no sempre entenen correctament l'estructura d'una factura espanyola. ScanZen està dissenyat per a reconèixer dades pròpies de l'entorn fiscal i comptable espanyol, com a CIF/NIF, tipus d'IVA, imports, bases imposables i línies de factura.
L'eina reconeix tipus d'IVA espanyols com 21%, 10%, 4% o exempt, i està orientat a factures, tiquets i albarans espanyols.
Això és especialment important per a empreses, autònoms i gestories que necessiten alguna cosa més a “llegir text”: necessiten que la informació surti preparada per a treballar comptablement.
IA que aprèn de cada correcció
No sols extreu informació. També aprèn.
L'eina està dissenyada per a millorar la seva precisió a mesura que es processen documents d'un mateix proveïdor. Cada correcció ajuda al fet que el sistema millori, de manera que les factures recurrents puguin processar-se cada vegada amb menys intervenció manual.
Això és especialment útil en empreses amb proveïdors habituals o gestories que reben documents recurrents dels mateixos emissors.
Integració amb Sage 200, Odoo i altres ERPs
Un dels punts més importants de ScanZen és el seu enfocament ERP.
La digitalització no acaba quan s'extreuen les dades de la factura. El veritable valor està a poder portar aquesta informació al sistema de gestió o comptabilitat.
ScanZen permet exportar dades cap a Sage 200, Odoo i altres ERPs mitjançant formats compatibles. A més, es poden implementar integracions específiques si una empresa necessita un format concret.
Això encaixa directament amb l'experiència de RRM Consultoria, especialitzada en implantació i personalització de solucions ERP.
Quant temps pot estalviar ScanZen?
L'entrada manual pot trigar al voltant de 4 o 5 minuts per factura, mentre que amb ScanZen el procés complet de pujar i validar pot reduir-se a uns 30 segons per document.
La diferència és especialment rellevant quan es gestionen molts documents al mes.
Per exemple:
- 50 factures mensuals.
- 100 factures mensuals.
- 500 factures mensuals.
- Centenars de tiquets i despeses.
- Documentació de múltiples clients en una gestoria.
En tots aquests escenaris, automatitzar la lectura de documents pot alliberar moltes hores de treball administratiu.
ScanZen arriba per a simplificar la gestió de documents
La digitalització de factures ja no és només una millora interna. Per a moltes empreses, autònoms i gestories, s'està convertint en una necessitat operativa.
ScanZen arriba al mercat com una solució creada des de l'experiència real de RRM Consultoria amb empreses que treballen diàriament amb ERPs, factures, comptabilitat i processos administratius.
La seva proposta és clara: menys temps copiant dades, menys errors manuals i més control sobre la documentació comptable.
Si la vostra empresa, gestoria o activitat com a autònom encara depèn de processos manuals per a gestionar factures i tiquets, aquest pot ser un bon moment per a fer el pas cap a una gestió més automatitzada.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORIA
Ramón Rodríguez, fundador i CEO de RRM Consultoria, compta amb una àmplia experiència en el sector, incloent-hi el seu pas per Sage Group. Des de fa més de 10 anys ha liderat la digitalització de processos i l'optimització de costos per als seus clients, impulsant el creixement de l'empresa mitjançant col·laboracions i oportunitats de networking.
