Parlar del cost d'implantar un ERP és quedar-se curt si només es pensa en xifres. Perquè el que realment importa no és tant el que costa, sinó el que implica. Migrar a un sistema de gestió empresarial modern no és només instal·lar un programari: és repensar processos, reorganitzar equips i preparar a l'empresa per a treballar millor.
Des de RRM Consultoria, treballem amb empreses de totes les grandàries i sectors que ens fan aquesta mateixa pregunta: Quant costa un ERP? La resposta, com veuràs a continuació, no està només en el número, sinó en les decisions que es prenen abans, durant i després del projecte.
Preu d'implementar un ERP
Les funcionalitats que es necessiten
Un ERP és modular. Això significa que pots activar només les funcionalitats que realment necessites. Per exemple:
- Una empresa comercial pot arrencar amb mòduls de vendes, compres, inventari i comptabilitat.
- Una indústria necessitarà mòduls addicionals com a fabricació, control de qualitat o gestió de manteniment.
- Un despatx de serveis professionals pot requerir facturació per projecte i gestió de parts de treball.
Cada funcionalitat té el seu cost quant a configuració, formació i integració. Quants més mòduls incorporis, major serà la inversió inicial, encara que també augmentarà el retorn a mitjà termini.
El nombre d'usuaris que usaran el sistema
Molts ERP, especialment en model SaaS, es tarifen per usuari. Això implica que la grandària de l'equip que usarà el sistema afecta directament al pressupost. No és el mateix una empresa amb 5 usuaris operatius que una amb 40 usuaris repartits en diferents àrees.
També influeixen els perfils d'usuari: alguns necessitaran accés complet (com a administració o direcció financera), mentre que uns altres només realitzaran consultes o tasques específiques (com a operaris de magatzem o tècnics de camp).
La modalitat d'ús: instal·lació local o en el núvol
-
ERP local (on-premise): implica comprar llicències, invertir en servidors propis i assumir el manteniment intern. Suposa un cost inicial més elevat, però amb menys quotes periòdiques.
- ERP en el núvol (SaaS): permet pagar una quota mensual que inclou l'ús del sistema, l'allotjament, les actualitzacions i part del suport. Requereix menys inversió inicial i és més accessible per a pimes.
Cada modalitat té els seus avantatges, però el ERP cloud ofereix major flexibilitat, escalabilitat i menor dependència d'infraestructures físiques.
El nivell de personalització requerit
Si l'empresa té processos molt específics o estructures no estàndard, el ERP necessitarà ajustos addicionals: camps personalitzats, fluxos de treball, regles comptables, informes a mesura…
Aquests desenvolupaments, encara que aporten un valor diferencial, incrementen el cost del projecte en termes de consultoria, proves i manteniment futur.
En canvi, una empresa que s'adapta a la lògica estàndard del ERP podrà avançar més ràpid i amb menor inversió.
El sector al qual pertany l'empresa
Cada sector té particularitats que poden influir en el cost d'implantació:
- Una empresa agroalimentària pot requerir traçabilitat per lot, control de caducitats o gestió de certificacions.
- En indústria, els mòduls de fabricació, escandallos i planificació de recursos productius són imprescindibles.
- Un negoci de distribució majorista prioritzarà la logística, els terminals de venda (TPV) i la integració amb operadors.
El grau d'integració amb altres sistemes
Moltes empreses ja utilitzen solucions com:
- Plataformes de ecommerce
- CRMs
- Software de gestió de nòminas
- Eines de marketing
- Aplicacions mòbils per a operaris
El nou ERP haurà d'integrar-se amb aquestes eines perquè el flux de dades sigui automàtic. Cada integració implica desenvolupar connectors, configurar APIs, realitzar proves i mantenir la sincronització en el temps.
Aquestes integracions han de contemplar-se des del pressupost inicial per a evitar costos imprevistos durant la implantació.
L'acompanyament i la formació
La tecnologia per si sola no transforma una empresa. El veritable canvi arriba quan els equips comprenen, adopten i aprofiten l'eina.
Per això, els projectes ERP han d'incloure hores de formació, sessions d'acompanyament, suporti post-llançament i documentació clara. Aquest component humà és el que marca la diferència entre implantar un ERP i treure-li veritable partit.
Quant representa cada partida en el pressupost?
En trets generals, el cost d'un projecte ERP sol repartir-se així:
Concepte | Percentatge estimat |
Llicència del programari | 15–35% |
Consultoria i implantació | 40–55% |
Migració de dades | 5–10% |
Integracions | 5–15% |
Formació | 5–10% |
Soporte y mantenimiento anual | 5–10% |
Aquest desglossament ajuda a entendre que la tecnologia representa només una part del projecte. La resta depèn de com s'analitza, s'adapta i s'acompanya a l'organització en la seva transformació.
Què inclou realment el cost d'un ERP?
Per a entendre bé el pressupost d'un ERP, és clau dividir-lo en partides. Aquí estan les més rellevants:
1. Llicència o subscripció
És el que es paga per l'ús del programari. Pot ser un pagament únic o una quota mensual. En el núvol, aquest cost és més accessible i escalable.
2. Consultoria i personalització
Cada empresa és diferent. Per això, gran part del cost està a analitzar els processos, parametritzar el sistema i adaptar-lo al dia a dia de cada organització. Aquesta fase inclou reunions, proves, ajustos i validacions.
3. Migració de dades
Passar la informació del sistema anterior al nou ERP requereix temps i cura. No es tracta només de bolcar dades, sinó de netejar-los, organitzar-los i adaptar-los a la nova estructura.
4. Integracions
Si ja s'utilitzen altres eines (comptabilitat externa, comerç electrònic, CRM, TPV...), el ERP haurà de connectar-se amb elles. Això també suposa un cost, que convé incloure des del principi.
5. Formació de l'equip
Un ERP no serveix de res si no s'utilitza correctament. La formació és una part essencial del projecte. Es pot fer en sessions presencials, en línia o combinades, i ha d'adaptar-se al rol de cada usuari.
6. Suport i manteniment
Una vegada implantat, el sistema necessita actualitzacions, ajustos i assistència tècnica. Alguns proveïdors ho inclouen en la subscripció; uns altres ho facturen a part.
I si el ERP és menys conegut o està molt personalitzat?
Hi ha casos en els quals l'empresa treballa amb un ERP desenvolupat a mesura o poc estàndard. Migrar des d'aquests sistemes pot requerir redissenyar processos interns, la qual cosa implica inversió de temps i una corba d'adaptació més exigent.
També pot haver-hi pèrdua temporal de productivitat si els equips no estan ben preparats. Per això, es recomana sempre realitzar una anàlisi prèvia de necessitats i dissenyar un pla de formació que no acabi després de la implantació, sinó que evolucioni amb l'ús.
El cost ocult: temps i gestió del canvi
Hi ha un factor que rares vegades s'inclou en els pressupostos, però que influeix directament en l'èxit d'un ERP: el temps.
- Temps per a definir com es vol treballar
- Temps per a migrar les dades correctament
-
Temps per a ensenyar als equips a usar el sistema
- Temps per a corregir desviacions i ajustar configuracions
Com més clar sigui el pla, menor serà la incertesa. I com més s'impliqui les persones des de l'inici, més fluid serà el canvi.
Quant costa un ERP en el núvol?
Els ERP en el núvol han democratitzat l'accés a aquestes solucions. Avui dia, qualsevol PIME pot implantar un ERP sense realitzar una inversió inicial elevada.
Amb el model SaaS (programari com a servei):
- No es paga per servidors ni per instal·lacions locals.
- Les actualitzacions estan incloses i són automàtiques.
- El cost mensual és fix i previsible.
- L'escalabilitat és senzilla: es paga per usuari i mòdul.
Això no significa que no hi hagi costos. La consultoria, la migració i la formació continuen sent necessàries. Però la barrera d'entrada es redueix i s'adapta millor al flux de caixa d'una PIME.
I si ja tens ERP, però estàs pensant a canviar?
Migrar de ERP és una decisió important. Abans de prendre-la, convé revisar:
- Si el sistema actual compleix amb la normativa vigent (per exemple,Factura Electrònica Obligatòria).
- Si és compatible amb els teus nous canals de venda o creixement.
- Si el proveïdor continua oferint actualitzacions i suport.
- Si les dades es consoliden correctament o requereixen correccions manuals.
En cas que el sistema s'hagi quedat curt, convé avaluar alternatives més flexibles, que puguin créixer amb tu i oferir una integració real amb tots els processos.
Com calcular el cost real
Per a tenir una estimació raonable, es pot partir d'aquesta fórmula:
Cost total del projecte ERP = Anàlisi + Consultoria + Llicència o subscripció + Formació + Migració + Suport
I preguntar-se:
- Usaré el ERP durant 5 o 10 anys?
- Quant temps m'estalviarà cada setmana?
- Quines decisions podria prendre millor amb la informació centralitzada?
- Quants errors evitaré?
La rendibilitat no està només en el que es gasta, sinó en el que es guanya en treballar de forma més coordinada i eficient.
Decidir amb informació i sense sorpreses
Implantar un ERP no és només una despesa, és una inversió en la base tecnològica de l'empresa. Però aquesta inversió ha d'anar acompanyada d'una planificació clara, un pressupost transparent i un acompanyament expert.
Cada projecte és únic, i el cost dependrà de com es defineix i es gestiona. Per això, convé dedicar temps a entendre què es necessita, comparar opcions i triar un sistema que no sols s'adapti avui, sinó que també acompanyi el creixement futur.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORIA
Ramón Rodríguez, fundador i CEO de RRM Consultoria, compta amb una àmplia experiència en el sector, incloent-hi el seu pas per Sage Group. Des del Centri d'Empreses Industrials de Can Roqueta, ha liderat la digitalització de processos i l'optimització de costos per als seus clients, impulsant el creixement de l'empresa mitjançant col·laboracions i oportunitats de networking.