Migración de datos a un ERP

Cómo cambiar de sistema sin perder el control

Migrar un sistema ERP es una de las decisiones más críticas que puede afrontar una empresa. No se trata solo de cambiar de herramienta, sino de reorganizar procesos, estructuras de datos y flujos de trabajo que afectan a todas las áreas del negocio.

Por eso, cuando se plantea una migración ERP, lo primero que se necesita es una planificación precisa. Y lo segundo, una visión clara: el cambio debe servir para mejorar, no solo para actualizarse.

¿Qué es una migración ERP?

La migración ERP es el proceso mediante el cual una empresa transfiere sus operaciones, procesos y datos de un sistema ERP actual (generalmente obsoleto o insuficiente) a otro nuevo que responde mejor a sus necesidades.

Puede implicar un cambio de proveedor, una actualización a una versión superior o una transformación completa del modelo de gestión, especialmente si el sistema anterior no permite adaptaciones o se ha quedado sin soporte.

Cuándo con​viene migrar a un nuevo ERP

Existen varias señales que indican que una migración es necesaria. Algunas de las más comunes son:

• El ERP actual no se adapta al crecimiento de la empresa.

• Hay dificultades para integrar nuevos módulos o herramientas externas.  
  

• El sistema ya no cumple con los requisitos legales o fiscales.

• Los datos no se consolidan de forma fiable.

• Los procesos son manuales, lentos o están duplicados.

• La interfaz y el soporte técnico han quedado desactualizados.  
  

La migración no debe tomarse como una obligación tecnológica, sino como una oportunidad de redefinir la gestión empresarial y alinear los procesos internos con los objetivos actuales.

Riesgos habituales en una migración ERP

Aunque los beneficios de migrar a un ERP más moderno son evidentes, el proceso conlleva riesgos si no se gestiona adecuadamente:

• Pérdida de datos: Si la migración no contempla una estrategia de limpieza y mapeo de datos, es posible que se pierda información clave o que los datos se vuelvan inconsistentes.

• Interrupciones operativas: Si el sistema nuevo no se implementa en paralelo o no se prueba correctamente, puede afectar a la actividad diaria
  

• Resistencia interna: Los equipos pueden mostrar rechazo al cambio si no se les implica desde el principio o no se les forma adecuadamente.

• Sobrecostes y desviaciones: Una migración sin planificación realista puede provocar retrasos y costes superiores a los previstos.

Estos riesgos no son inevitables, pero requieren una estrategia y una gestión del cambio rigurosa para ser minimizados.

Etapas del proceso de migración ERP

Una migración ERP bien ejecutada debe seguir un plan estructurado. Estas son las fases clave que componen el proceso:

1. Evaluación inicial

Antes de iniciar cualquier movimiento, se debe realizar un análisis profundo del ERP actual: qué procesos cubre, qué limitaciones presenta, qué datos contiene y qué áreas están más afectadas por sus carencias.

En esta fase también se identifican los objetivos de la migración: automatización, cumplimiento normativo, escalabilidad, usabilidad, etc.

2. Selección del nuevo sistema

La elección del nuevo ERP debe basarse en criterios técnicos, funcionales y sectoriales. No se trata de buscar el más potente, sino el que mejor se ajuste a las necesidades reales de la empresa.

Es importante valorar:

• Arquitectura (cloud o local)

• Escalabilidad

• Compatibilidad con otras herramientas  
  

• Coste total (licencias, mantenimiento, formación)

• Capacidad de personalización  
  

•  Soporte a normativa local

3. Planificación del proyecto

La planificación incluye definir los plazos, los recursos necesarios, el equipo responsable y el cronograma detallado. Se establecen hitos, entregables, fases de prueba y fechas de paso a producción.

También se decide si la implantación se hará por fases (departamento por departamento) o de forma global.

4. Migración y limpieza de datos

Migrar no significa copiar todo. En esta etapa se identifican los datos relevantes, se depuran duplicados o inconsistencias y se adaptan al nuevo sistema.

Este trabajo puede incluir:

• Mapeo de campos entre sistemas

• Revisión de nomenclaturas  
  

• Unificación de catálogos de productos, clientes o proveedores

• Conversión de monedas, impuestos o unidades  
  

•   Establecimiento de nuevas reglas contables

Los datos se migran normalmente en dos etapas: una carga inicial para pruebas y una carga definitiva al pasar a producción.

5. Configuración del nuevo sistema

Una vez migrados los datos, se configuran los procesos del nuevo ERP. Esto implica adaptar el sistema a la operativa real de la empresa: circuitos de compra, ventas, producción, contabilidad, etc.

También se configuran los perfiles de usuario, los permisos de acceso, los flujos de aprobación y los indicadores de control.

6. Formación del equipo

La migración solo es exitosa si los usuarios entienden y utilizan correctamente el nuevo sistema. La formación debe ser práctica, adaptada a cada perfil y basada en escenarios reales.

Es recomendable contar con usuarios clave que puedan actuar como referencia dentro de cada departamento y detectar incidencias en los primeros días.  

  7. Pruebas y validación

Antes de lanzar el nuevo ERP, se realizan pruebas funcionales con datos reales. Se simulan procesos completos y se verifican resultados contables, logísticos y operativos.

Esta etapa permite detectar errores, ajustar configuraciones y asegurar que todo funciona como debe.

8. Puesta en marcha

El día del “go live” debe estar perfectamente planificado. Puede hacerse en un fin de semana, en una fecha con bajo volumen de actividad o en un entorno controlado.

Durante los primeros días es esencial contar con soporte técnico intensivo y recopilar feedback para corregir errores menores.

9. Seguimiento y soporte post-implantación

La migración no termina con el arranque. En las semanas siguientes se deben revisar los procesos reales, corregir desviaciones y responder a nuevas necesidades que surjan con el uso.

Un plan de soporte y mejora continua permite consolidar la implantación y extraer el máximo valor del nuevo sistema.

Buenas prácticas para una migración ERP sin sobresaltos

• Implicar a todas las áreas desde el principio

• No migrar datos innecesarios ni históricos sin revisar  
  

•  Realizar pruebas con escenarios reales y datos completos

• No sobreconfigurar el sistema antes de conocer su uso real  
  

•   Definir métricas claras de éxito para el proyecto

• Asegurar la trazabilidad entre el ERP antiguo y el nuevo  
  

Qué hacer con el sistema antiguo

Una vez finalizada la migración, es recomendable mantener el ERP anterior en modo consulta durante un tiempo limitado. Esto permite verificar datos históricos, responder a auditorías o validar informes anteriores.

Tras ese periodo, se puede archivar la información legalmente obligatoria y cerrar el sistema para evitar confusiones o duplicidades.

¿Vale la pena migrar un ERP?

Sí, si la empresa ha superado las capacidades del sistema actual, si los procesos están limitados o si se requiere cumplir con nuevas normativas. Pero no basta con cambiar de software: una migración ERP debe ser una decisión estratégica.

La clave está en planificar bien, acompañar a las personas implicadas y aprovechar el cambio como una oportunidad de mejora real.