Les actualitzacions d'un ERP són, per a bé o per a mal, part inevitable de la vida empresarial. Aquestes actualitzacions són clau per a modernitzar les empreses: obren noves oportunitats de negoci, milloren l'experiència del client i fan els processos interns molt més àgils. Però si no es gestionen bé, poden provocar fallades greus en àrees crítiques i posar en perill el funcionament diari de l'empresa.
Per aquestes i altres raons, actualitzar un sistema ERP requereix d'un enfocament estratègic i una planificació detallada.
Quan convé actualitzar un ERP
L'habitual és que moltes empreses es plantegin actualitzar la seva ERP passats cinc o deu anys des de la seva posada en marxa. A aquestes altures, el sistema comença a donar símptomes: va més lent, falla més del normal o ja no rep suport tècnic. Sol passar quan el negoci ha crescut més del que el ERP pot gestionar, o quan toca fer un pas més seriós cap a la digitalització, i el ERP ha d'estar a l'altura.
En altres casos, no és una qüestió d'elecció. Hi ha proveïdors que fixen dates límit per a deixar de donar suport a versions antigues. I quan això ocorre, no actualitzar significa quedar-se sense xarxa: sense actualitzacions, sense seguretat i sense solució davant qualsevol problema.
Però més enllà de la urgència, hi ha raons de pes per a avançar-se i fer el pas:
- Disposar d'un sistema més modern, amb eines potents per a automatitzar processos i analitzar dades de manera intel·ligent.
- Reduir el temps d'adaptació de l'equip si es manté la mateixa tecnologia de base, com ocorre amb moltes actualitzacions de Odoo o Sage.
- No quedar-se enrere quan el proveïdor ja no millora la versió antiga o directament la deixa fora del mapa.
Actualitzar o reemplaçar?
Actualitzar a l'última versió no sempre és la millor jugada. Si el ERP actual ja no compensa pel que costa mantenir-ho, o si s'ha quedat curt per al que necessites, a vegades és més intel·ligent començar des de zero. Sobretot quan parlem de fer el salt d'un sistema instal·lat en local a un en el núvol, amb tot el que això implica.
I ull, perquè moltes d'aquestes “actualitzacions” en realitat no són simples retocs. Són canvis de gran importància que afecten a tota l'estructura del sistema. En la pràctica, és gairebé com implantar un ERP nou, encara que vingui del mateix proveïdor.
Per això, hi ha empreses que aprofiten aquest moment per a plantejar-se si val la pena seguir amb el mateix programari... o si ha arribat l'hora de buscar una solució que encaix millor amb la seva situació actual o amb els seus plans de futur. Si el canvi serà profund sí o sí, per què no replantejar-se tot?
Llista de comprovació per a una actualització de ERP
Actualitzar un sistema ERP no és una tasca menor. Es tracta d'un projecte de gran envergadura que exigeix preparació, recursos i coneixement del negoci. Aquests són els vuit consells fonamentals perquè el procés no sols surti bé, sinó que generi l'impacte esperat.
1. Aconseguir el suport de la direcció
La implicació de la direcció és essencial. No n'hi ha prou amb una aprovació formal: es necessita un compromís real amb el projecte, començant per entendre i defensar el seu valor. En última instància, són les persones que han d'aprovar pressupostos i signar contractes, així que han d'estar convençudes que l'actualització és necessària i estratègica.
A més, el seu suport serà clau per a superar obstacles interns, assignar recursos i motivar a la resta de l'equip.
2. Identificar els punts crítics i establir indicadors
Abans d'iniciar una actualització, cal analitzar quines parts del sistema actual estan fallant o limitant l'operativa. Hi ha processos lents? Falta d'integració entre àrees? Problemes amb els tancaments comptables? Baixa adopció per part del personal?
Aquests punts han de quantificar-se amb indicadors clars. D'aquesta manera, serà més fàcil justificar el canvi, definir els objectius del projecte i mesurar si l'actualització ha tingut èxit.
3. Involucrar al personal operatiu des del primer dia
Un dels errors més freqüents en aquesta mena de projectes és dissenyar el nou sistema sense comptar amb els qui l'usen cada dia. Si s'implanta una solució sense tenir en compte les rutines del personal, els processos establerts o les necessitats reals, el rebuig està gairebé garantit.
Cal escoltar el personal, documentar els seus processos i entendre fins a les tasques més petites. Per exemple, si algú extreu un informe cada matí, podrà continuar fent-ho de manera similar en el nou sistema?
L'única manera d'evitar errors crítics és integrar al personal des del principi i assegurar que el ERP no sols funcioni, sinó que encaix amb el treball real de l'organització.
4. Detectar bretxes entre necessitats i capacitats del sistema
Tot sistema, per bo que sigui, té limitacions. Per això, una de les primeres tasques ha de ser detectar les bretxes entre el que el ERP pot fer i el que l'empresa realment necessita. Falten funcionalitats? Cal adaptar-se a uns certs processos que no es poden modificar?
Una vegada identificades, es poden plantejar tres solucions: adaptar el negoci a les limitacions del programari, personalitzar el ERP o integrar sistemes addicionals que cobreixin aquestes mancances. L'important és saber-ho des del principi, per a evitar sorpreses, calcular bé els costos i planificar el calendari amb realisme.
5. Elaborar un pla d'implantació realista
Actualitzar un ERP no és com canviar un servidor o actualitzar una aplicació d'ofimàtica. És un projecte que impacta en processos centrals i en persones. Per això, el pla d'implementació ha d'ajustar-se a la realitat de l'empresa, no a l'escenari ideal que a vegades presenta el proveïdor.
La majoria dels retards, sobrecostos i fallades es deuen a una mala planificació. És essencial depurar les estimacions optimistes del proveïdor, incorporar els temps i recursos reals de l'empresa i preveure possibles contratemps.
6. Preparar-se per al mapatge de dades
Un dels punts més laboriosos i menys valorats de qualsevol actualització és el mapatge de dades: traslladar la informació del sistema antic al nou. Aquesta tasca sol recaure gairebé per complet en l'empresa que actualitza, no en el proveïdor.
En molts casos, es proporciona una estructura nova i es demana al client que s'encarregui de fer coincidir les dades antigues amb el nou model, a més de netejar i depurar els registres existents. És un treball crític que requereix temps, precisió i coneixement profund de les dades.
7. Controlar l'abast del projecte
El temut “scope creep” o desviament de l'abast ocorre quan, durant el projecte, s'afegeixen noves funcionalitats o es canvien requisits sense ajustar el pressupost ni els terminis. Així, el que va començar com un projecte d'un milió pot acabar costant el doble o més.
Per a evitar-ho, l'acord inicial ha de ser clar, tancat i estar recolzat per un pla de gestió de canvis. Aquest ha d'incloure quantes sol·licituds s'accepten, qui pot proposar-les i com afecten el cost i al calendari.
Si no es controla, el projecte pot retardar-se mesos o fins i tot anys, amb conseqüències greus per al negoci.
8. Formar i educar als usuaris
La formació tècnica és necessària, però no suficient. Cal anar més enllà i educar a les persones sobre el sentit de l'actualització. Què aporta el nou sistema al seu treball? Com contribueix als objectius de l'empresa?
Quan els usuaris entenen el perquè, no sols aprenen a usar les funcions, sinó que s'impliquen més, busquen treure-li partit al sistema i l'adopten amb major facilitat.
En RRM Consultoria sabem que una actualització de ERP no és només una qüestió tècnica, sinó una decisió estratègica que pot transformar la manera en què treballa tota l'empresa. Per això, acompanyem als nostres clients en cada pas: des del diagnòstic fins a la posada en marxa, assegurant-nos que cada canvi tingui sentit i resultats.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORIA
Ramón Rodríguez, fundador i CEO de RRM Consultoria, amb una extensa trajectòria en el sector, incloent-hi el seu pas per Sage Group. A través del seu lideratge, ha guiat a l'empresa cap a la digitalització de processos, ajudant altres companyies a optimitzar la seva eficiència i controlar els seus costos.