Com controlar els costos de producció?

Controlar els costos de producció és una de les tasques més crítiques en qualsevol empresa industrial. Si no saps exactament quant et costa fabricar cada producte, difícilment sabràs si estàs guanyant o perdent diners.

Des de RRM Consultoria, portem anys ajudant empreses industrials a controlar, visualitzar i reduir els seus costos productius mitjançant tecnologia ERP, automatització i anàlisi intel·ligent de dades.

En aquest article responem, amb exemples i solucions reals, a la pregunta que tota pime es fa: com controlar els costos de producció sense morir en l'intent?

Per què és tan important controlar els costos de producció

El control de costos no sols és útil: és vital per a la rendibilitat i la supervivència.

Una empresa que no té control sobre les seves despeses de producció:

• Fixa mal els preus de venda.

• Acumula pèrdues sense saber-ho.

• Té marges enganyosament baixos.

• Perd competitivitat enfront d'empreses més eficients.

Quan una pime ens pregunta “com controlar els costos de producció?”, la primera resposta és clara: necessites dades fiables, en temps real, i una eina que els converteixi en decisions.

Quins costos formen part de la producció?

Abans de reduir els costos de producció, cal tenir molt clar què s'està mesurant. Moltes pimes intenten estalviar sense saber realment on estan gastant. Per a evitar-ho, convé classificar els costos en tres blocs principals:

1. Costos directes

Són els costos que poden assignar-se directament a la fabricació de cada unitat de producte. Com més precisa sigui aquesta assignació, més fiable serà el càlcul de rendibilitat.

• Matèria primera: tot el que es transforma en el procés (plàstic, cartó, acer, etc.). Si no es controla bé l'inventari, es disparen els costos.

• Mà d'obra directa: temps dels operaris en fabricació. Sense parts de treball digitalitzats, és difícil saber quant costa produir realment.

• Energia: electricitat, gas o vapor usat per màquines. Moltes pimes industrials subestimen el seu pes real en el cost final per unitat. 
  

2. Costos indirectes

Encara que no s'assignen directament a un producte, influeixen de manera clara en el cost total de fabricar. Si no es reparteixen correctament, els marges s'inflen... de manera irreal.

• Manteniment i avaries: quan una màquina es deté, la producció també. Aquestes interrupcions generen pèrdues i encareixen el producte final, encara que no es vegin reflectides en l'ordre de fabricació.

• Depreciació de maquinària: les màquines es deprecien amb l'ús. Aquest desgast hauria d'estar inclòs com a cost repartit en cada unitat fabricada.

• Despeses generals de planta: climatització, il·luminació, neteja, supervisió o vigilància també formen part del cost industrial, encara que sovint es consideren “despeses fixes”.

Moltes pimes subestimen el pes d'aquests costos i acaben fixant preus per sota del seu cost real. Amb un ERP ben configurat, aquests costos es reparteixen automàticament de manera proporcional a la producció.

3. Costos ocults

Són els més perillosos perquè no solen estar recollits en cap compte comptable... però afecten directament la rendibilitat.

• Parades inesperades: per falta d'estoc, avaries o errors en el planning.

• Retreballs i devolucions: cada error de qualitat implica temps i diners que ningú sol mesurar.

• Temps morts: operaris o màquines parades per mala coordinació o falta d'automatització.

És important detectar aquests costos “invisibles” amb informes i panells en temps real.

Com identificar fugides de costos en producció?

Moltes pimes industrials perden diners tots els dies sense adonar-se. No perquè fabriquin malament, sinó perquè no saben exactament quant els costa fabricar. Les fugides de costos són petites ineficiències que, si no es detecten, s'acumulen i acaben afectant greument el marge de benefici.

Aquestes són les més freqüents que veiem en les nostres auditories amb clients del sector industrial:

Ordres de fabricació sense seguiment

Si no es registra quins materials, temps i màquines ha utilitzat una ordre, és impossible saber si ha sortit rendible. Moltes fàbriques treballen “per intuïció”, sense traçabilitat. Resultat: es produeixen desviacions que ningú detecta fins que els números no quadren.

Amb eines com Odoo, és possible seguir cada ordre de principi a fi, incloent-hi consums, temps, rebutjos i costos reals.

Estocs descontrolats o desfasats

Un magatzem mal gestionat genera costos ocults per excés (productes que caduquen o s'espatllen) o per falta de material (parades de producció per trencament d'estoc). A més, sense inventari actualitzat, es fan compres innecessàries i es perd diners en emmagatzematge.

Els mòduls d'inventari integrats amb producció permeten saber, en temps real, què hi ha disponible i què es necessita.

Temps de treball no imputat

Si els operaris treballen però no es registra en quines tasques ni quant temps, aquest cost es dilueix i distorsiona. No saber quant temps costa fabricar un producte impedeix calcular bé el seu preu o detectar colls d'ampolla.

El control de parts de treball digitalitzat és clau per a imputar correctament hores a cada ordre o fase productiva.

Minvaments i desaprofitaments no registrats

Els residus, rebutjos i reprocessos formen part del dia a dia de qualsevol fàbrica. Però si no es quantifiquen i registren, sembla que tot s'ha produït de manera perfecta… quan no és així. Aquestes pèrdues redueixen el marge real de manera silenciosa.

Un bon sistema ERP permet assignar minvaments a cada producte o línia, i analitzar-les per a corregir-les.

Costos energètics per unitat no calculats

En sectors intensius en energia (metall, alimentació, maquinària), no saber quanta electricitat o gas es consumeix per producte pot fer que el preu de venda estigui per sota del cost real. I això es tradueix en pèrdues encobertes.

En integrar sensors o dades energètiques en el ERP, podem calcular el cost energètic per producte o procés.

Quines eines ajuden a controlar els costos de producció?

Quan una pime es planteja com controlar els costos de producció de manera efectiva, la resposta passa per comptar amb les eines adequades. No n'hi ha prou amb Excel ni amb programes de comptabilitat general. Es necessita un sistema que connecte la producció amb els costos reals, que permeta automatitzar registres i prendre decisions basades en dades.

Aquestes són les solucions que des de RRM Consultoria implantem amb més freqüència en empreses del sector industrial:

Odoo ERP

És una opció molt potent per a pimes que necessiten digitalitzar els seus processos productius sense assumir el cost d'una solució sobredimensionada. El seu enfocament modular permet adaptar el sistema a cada tipus de fàbrica.

Entre les seves funcions més útils per al control de costos destaquen:

• Cost per escandallo: permet definir el cost teòric de cada producte segons els seus components i fases de fabricació.

• Traçabilitat per ordre de fabricació: es pot seguir el recorregut de cada producte, lot o matèria primera des de l'inici fins al client final.

• Automatització de parts de treball: els operaris registren els seus temps i tasques directament des de terminals o tauletes.

• Control de materials i minvaments: integra producció i inventari per a reflectir amb precisió consums reals, residus i diferències.

Et vam mostrar com ho implantem pas a pas: Odoo ERP per a pymes

Sage 200 Advanced

Recomanat per a empreses industrials amb processos més complexos o diversos centres productius. És una solució robusta que permet un control total, des de la fabricació fins a la comptabilitat.

Els seus punts forts per a controlar costos de producció inclouen:

• Costos estàndard i reals: permet comparar el que es preveu amb l'executat per a detectar desviacions i corregir a temps.

• Gestió de subproductes: ideal per a sectors on es generen residus aprofitables o productes secundaris.

• Control de planta per centre productiu: ofereix una visió clara de cada línia o àrea de treball, amb indicadors clau. 
  

• Integració comptable total: cada moviment de producció té el seu reflex directe en la comptabilitat, la qual cosa facilita la presa de decisions financeres.
  

Consulta com ajudem els nostres clients a implantar-ho: Sage ERP amb RRM Consultoria

Controlar costos no és una despesa, és una inversió rendible

En lloc de preguntar-te si pots permetre't controlar els costos, planteja't si pots permetre't no fer-ho.

Les empreses industrials que prenen decisions basades en dades i automatitzen els seus processos no sols estalvien: creixen.

Des de RRM Consultoria estem llestos per a ajudar-te a fer aquest pas.