La digitalización de facturas, tickets y documentos administrativos se ha convertido en una necesidad para muchas empresas, autónomos y gestorías. Introducir datos manualmente, revisar importes, clasificar documentos o pasar información al ERP consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Por eso, cada vez más negocios buscan soluciones que permitan automatizar estos procesos mediante OCR e Inteligencia Artificial.
En este contexto, dos nombres que pueden aparecer en la comparativa son Ubyquo y ScanZen. Ambas soluciones ayudan a trabajar con documentos, pero su enfoque es diferente. Mientras Ubyquo está más orientado a la gestión documental y la automatización contable, ScanZen se centra en la digitalización inteligente de facturas, tickets y pedidos para extraer datos y llevarlos fácilmente al ERP.
¿Qué es Ubyquo?
Ubyquo es una solución enfocada en la gestión documental, la contabilización automática de facturas y la automatización de procesos contables. En su web se presentan módulos relacionados con facturas, bancos, workflows, pedidos y albaranes, además de funcionalidades como gestor documental, conexión con programas contables y digitalización certificada homologada por la AEAT.
Por este motivo, Ubyquo puede encajar en asesorías, despachos profesionales o empresas que buscan una plataforma documental más amplia, especialmente cuando el objetivo no es solo leer facturas, sino gestionar circuitos documentales y contables completos.
¿Qué es ScanZen?
ScanZen es una solución especializada en la digitalización de facturas, tickets y pedidos con IA y OCR. Su objetivo es reducir el trabajo manual, interpretar automáticamente la información de los documentos y facilitar su exportación a sistemas de gestión.
La plataforma permite gestionar combinaciones fiscales complejas, como múltiples tipos impositivos, recargos y retenciones, y ofrece exportación directa a Sage 200, Odoo y otros sistemas.
Además, está pensada para que el proceso sea sencillo: subir o escanear el documento, extraer los datos, revisarlos y exportarlos. Esto lo convierte en una herramienta muy práctica para empresas que quieren automatizar la entrada de facturas sin implantar una plataforma documental compleja.
Comparativa rápida: Ubyquo vs ScanZen
Principal diferencia entre Ubyquo y ScanZen
La principal diferencia está en el tipo de necesidad que resuelve cada herramienta.
Ubyquo es una plataforma más amplia, pensada para gestionar documentos, automatizar asientos contables, conectar con programas contables y organizar información dentro de un entorno documental.
ScanZen, en cambio, está diseñado para resolver un problema muy concreto y habitual: extraer automáticamente los datos de facturas, tickets y pedidos para reducir la introducción manual de información.
Esto hace que ScanZen sea una opción especialmente interesante para empresas que no necesitan una solución documental compleja, sino una herramienta ágil para procesar documentos y llevar los datos al ERP.
¿Por qué ScanZen destaca frente a Ubyquo?
La ventaja principal de ScanZen es su enfoque especializado. No intenta ser una plataforma documental generalista, sino una solución pensada para automatizar una tarea concreta que consume muchas horas en administración: la entrada manual de documentos.
Con ScanZen, la empresa puede digitalizar facturas, tickets y pedidos, extraer los datos principales y revisar la información antes de exportarla. Esto ayuda a reducir errores, mejorar la trazabilidad y liberar tiempo del equipo administrativo.
Otro punto importante es su orientación a sistemas como Sage 200 y Odoo. Para empresas que ya trabajan con estos ERP, disponer de una solución preparada para exportar la información puede marcar una gran diferencia en el día a día.
Además, ScanZen resulta más fácil de entender desde el punto de vista operativo: el usuario no necesita pensar en una plataforma documental completa, sino en un flujo claro y directo:
- Subir o escanear el documento.
- Interpretar los datos con IA/OCR.
- Revisar la información extraída.
- Exportar al sistema de gestión.
¿Cuándo elegir Ubyquo?
Ubyquo puede ser una opción adecuada si buscas una solución más amplia de gestión documental y contable. Puede encajar especialmente en asesorías o despachos que necesitan trabajar con muchos documentos de clientes, gestionar circuitos documentales compartidos y automatizar procesos contables o bancarios.
¿Cuándo elegir ScanZen?
ScanZen es la opción más recomendable si tu prioridad es digitalizar facturas, tickets y pedidos de forma rápida, sencilla y conectada con tu ERP.
Es especialmente útil si necesitas:
- Reducir la entrada manual de datos.
- Evitar errores al registrar facturas.
- Digitalizar tickets y documentos de gasto.
- Interpretar pedidos recibidos.
- Extraer bases imponibles, IVA, recargos o retenciones.
- Exportar información a Sage 200, Odoo, Excel o CSV.
- Ahorrar tiempo en tareas administrativas repetitivas.
Para muchas empresas, el problema principal no es tener más módulos, sino procesar documentos con rapidez y precisión. En ese caso, ScanZen ofrece una solución más directa y enfocada.
Conclusión: Ubyquo vs ScanZen
La elección entre Ubyquo y ScanZen depende del objetivo principal de cada empresa.
Si buscas una solución amplia de gestión documental, contabilidad automática y procesos de despacho, Ubyquo puede ser una alternativa interesante.
Pero si lo que necesitas es una herramienta especializada para digitalizar facturas, tickets y pedidos con IA, extraer datos automáticamente y exportarlos a tu ERP, ScanZen se posiciona como la opción más práctica, ágil y enfocada.
En definitiva, para empresas que quieren ahorrar tiempo, reducir errores y automatizar la gestión documental diaria sin complicar sus procesos internos, ScanZen es una de las mejores opciones frente a soluciones más generales como Ubyquo.
Rosendo García - Consultor de software Sage y experto en contabilidad
Rosendo García es consultor y programador de software Sage, con amplia experiencia en contabilidad y gestión empresarial. Especializado en optimizar procesos en áreas como contabilidad, finanzas, almacén y fabricación, ofrece soluciones personalizadas que combinan tecnología y mejores prácticas operativas, ayudando a las empresas a mejorar la eficiencia, automatizar procesos y tomar decisiones financieras más estratégicas.
