DeCA obligatorio desde el 5 de octubre de 2026: cómo preparar tu empresa y gestionarlo con Odoo
El 5 de octubre de 2026 comienza la obligación de utilizar el formato digital para el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera. El Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, pasa a formar parte de la gestión diaria de los transportes afectados.
Para las empresas, este cambio exige revisar cómo preparan la documentación, cómo la comparten con el transportista y cómo gestionan las modificaciones durante el servicio. Si utilizas Odoo, también es una oportunidad para incorporar este proceso a tu gestión habitual.
¿Qué es el DeCA y a qué transportes afecta?
El DeCA es la versión electrónica del documento de control administrativo del transporte. Su ámbito comprende los transportes interiores sujetos a esta documentación, incluido el cabotaje en España; los internacionales utilizan la documentación prevista en los convenios aplicables.
Puedes consultar los recursos del Ministerio en su página oficial sobre el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA).
Normativa DeCA 2026: ¿qué requisitos debe cumplir el documento?
La resolución publicada en junio establece los requisitos técnicos del documento electrónico:
- Generación digital antes de iniciar el servicio, con registro de fechas y horas.
- PDF de hasta 5 MB, con metadatos y código QR.
- Enlace HTTPS que permita descargar directamente el PDF, sin iniciar sesión ni pulsar botones.
- Conservación de los ficheros durante al menos un año.
Un documento escaneado no es válido. El conductor puede llevar una copia electrónica o impresa con QR. Las modificaciones deben mantener la trazabilidad y comunicarse al conductor.
El Ministerio también ofrece información sobre este cambio en su comunicación del 12 de junio de 2026 sobre la documentación electrónica de transporte.
Cómo preparar tu empresa para gestionar el documento de transporte digital
La adaptación al DeCA requiere coordinar a las personas que preparan los documentos con quienes organizan y realizan el transporte. Antes de incorporarlo a la operativa diaria, conviene revisar el circuito completo.
Revisa cómo preparas la documentación
Identifica quién introduce los datos del transporte, quién los comprueba y en qué momento se emite el documento.
Tener este circuito definido ayuda a evitar que una expedición quede pendiente por falta de información. También permite detectar tareas que hoy se realizan manualmente o por duplicado.
Organiza el acceso del conductor al documento
Acuerda con el transportista cómo recibirá el DeCA y cómo se le comunicarán los cambios.
Como prueba práctica, comprueba que el documento se puede consultar desde el dispositivo que se utilizará durante el transporte. Esto permite detectar problemas de acceso antes de una salida real.
Define cómo gestionar las modificaciones
Un cambio de vehículo o una corrección de datos puede generar dudas sobre qué documento debe utilizarse.
Establece quién puede realizar cambios y cómo se comunica la versión vigente. Un procedimiento claro facilita el trabajo de administración, almacén y transporte.
DeCA en Odoo: nuevo módulo
En RRM Consultoría hemos creado un módulo DeCA para Odoo para facilitar la adaptación a esta normativa y ayudar a las empresas a gestionar el documento desde su ERP.
El módulo permite preparar y emitir el Documento electrónico de Control Administrativo, gestionar sus modificaciones y compartir el PDF vigente mediante su enlace de descarga directa.
1. Preparar y emitir el DeCA
El módulo incorpora la preparación y emisión del documento electrónico a Odoo, acercando esta tarea al entorno que utiliza la empresa para su gestión diaria.
2. Gestionar las modificaciones
Permite gestionar los cambios del documento, una función especialmente útil cuando es necesario actualizar información del transporte.
3. Compartir el PDF vigente
El enlace de descarga directa permite compartir el PDF vigente con las personas que necesitan acceder a él.
Puedes consultar la información ampliada en la ficha del módulo DeCA de RRM Consultoría para Odoo 19.
Prepara la gestión del DeCA antes del 5 de octubre
Para comenzar, revisa una expedición habitual de tu empresa: quién prepara sus datos, cómo se emite el documento y cómo llega al conductor. Probar ese recorrido completo te ayudará a identificar qué debes ajustar.
¿Necesitas gestionar el DeCA desde Odoo? En RRM Consultoría te ayudamos a revisar tu operativa y a poner en marcha el módulo para preparar, emitir y compartir tus documentos electrónicos de transporte.
Ramón Rodríguez - CEO RRM CONSULTORÍA
Ramón Rodríguez, fundador y CEO de RRM Consultoría, cuenta con una amplia experiencia en el sector, incluyendo su paso por Sage Group. Desde hace más de 10 años ha liderado la digitalización de procesos y la optimización de costes para sus clientes, impulsando el crecimiento de la empresa mediante colaboraciones y oportunidades de networking.
